Apagar emails em vez de arquivar é um hábito há muito perdido pelos utilizadores de contas de correio electrónico gratuitas. Disponibilizadas pela primeira vez em meados dos anos 90 do século passado, estas contas ofereciam espaço limitado, obrigando os seus utilizadores a ter hábitos “higiénicos”.
Hotmail e Yahoo, dois dos primeiros operadores que tiraram o uso do correio electrónico das universidades e o ofereceram ao mundo, ofereciam apenas entre 3 a 4 MB gratuitos para cada utilizador.
Estes arquivavam apenas os emails importantes e deitavam para o lixo os que não interessavam. Tudo para tornar a conta eficiente e não ultrapassar o precioso espaço oferecido pelo fornecedor.
Mas tudo mudou com a entrada em cena do Gmail. Em 2004 o serviço era revolucionário ao oferecer gratuitamente 1 GB de armazenamento. E não ficou por aqui. No ano seguinte acrescentou mais 1 GB e em 2013 definiu finalmente o seu o limite em 15 GB.
Parece muito, mas se passou os últimos 8 anos a deixar encher a sua conta sem qualquer preocupação de limpeza, saiba que não é assim tanto e que tem muito a ganhar se recuperar os hábitos frugais dos utilizadores antigos.
Apagar emails: evite pagar espaço
As promessas iniciais de armazenamento infinito do Gmail não foram mantidas. Nem por ele nem pelas empresas da concorrência. Com a agravante de que começaram a misturar a oferta do espaço gratuito com a utilização feita em outros serviços do mesmo fornecedor.
Por exemplo, no caso do Gmail, para os 15 GB livres, entra em jogo também a utilização de outros serviços como a Google Drive e o Google Fotos. O que quer dizer que pode estar a esgotar os seus gigas em fotos ou outros arquivos, reduzindo e muito o espaço para os seus emails.
Por agora, parece pouco provável que apareçam tão cedo mais ofertas de espaço gratuito. Os operadores já têm o seu modelo de negócio encontrado. Uma base gratuita, que não vai além de 15 GB ou menos, como é o caso da Apple iCloud (apenas 5GB) e o acesso a mais espaço via pagamento.
Á semelhança do exemplo dos 50 GB oferecidos a pagantes do Microsoft 365 e que podem ser mais, dependendo dos serviços que o utilizador escolher.
Sendo assim, e antes que chegue o dia em que tem de pagar espaço para continuar a ter emails arquivados na sua conta, o melhor é arregaçar mangas e começar a limpar. Livre-se de todas as newslletters, promoções, alertas e mensagens que não lhe interessam.
Apague também endereços de email que lhe enviam regularmente mensagens que já não tem interesse em ver. E, se tiver dúvidas em embarcar já nesta tarefa, consulte pelo menos o estado da sua caixa de correio para saber se terá de o fazer em breve. No caso do Gmail, por exemplo, aceda à página Google One Storage para saber como está o estado da sua conta.
Apagar emails: evite pesquisas difíceis
Quantos mais emails tiver acumulados, mais difícil vai ser encontrar aquele que lhe interessa e faz mesmo falta. Até porque o sistema de pesquisa das contas gratuitas não é tão eficiente quanto isso. Sendo assim, além de deitar fora o que já não interessa, habitue-se a arquivar os emails importantes numa pasta própria ou a etiquetá-los. A pesquisa ficará bem mais fácil e rápida.
Proteja a sua privacidade
Já estamos habituados a que as grandes empresas tecnológicas como a Google ou o Facebook nos desiludam face à forma como protegem a nossa privacidade e os nossos dados.
Os sucessivos escândalos de fugas de informação que vai parar às mãos de empresas de marketing e publicidade, garantem-nos que o gratuito, e mesmo o pago, nos pode sair bem caro.
Os fornecedores de email também não escapam a esta tendência. Ficou célebre o caso do Gmail que em 2018 deixou que programadores e aplicações de outras empresas acedessem ao conteúdo de milhares de emails dos seus utilizadores.
O objectivo desse acesso foi criar perfis de utilizadores com base no conteúdo dos seus emails e sugerir viagens, itinerários e preços de acordo com esse perfil.
Outra das razões para ter preocupações com a sua privacidade no email, está relacionada com o facto de muitos destes serviços estarem sediados em países que não o seu, regendo-se por legislação própria.
Voltando ao Gmail como exemplo, o serviço tem sede nos EUA onde todos emails com mais de 189 dias podem ser consultados pelo governo sem qualquer mandato. Uma lei antiga, que até hoje ainda não foi alterada, e que torna essencial apagar emails.
Quanto mais bem gerida e limpa estiver a sua caixa de email, menos hipóteses há de os seus dados e mensagens sofrerem fugas para o exterior. Lembre-se que essas fugas podem ser para empresas de marketing, mas também para hackers ou outros intervenientes com intenções mais obscuras. Apagar emails em vez de arquivar vai reduzir o risco de acesso indevido ao conteúdo das suas mensagens.