Ficar a conhecer as melhores dicas para cumprir prazos pode ser uma valiosa ajuda para cumprir com o que se propôs e aumentar a confiança dos seus colegas em si.
Quantas vezes já sentiu que o trabalho parece aumentar a cada minuto? Ou então, que os prazos são apertados e tem mesmo de terminar aquele relatório e apresentação para a reunião do dia seguinte? Certamente que este cenário lhe parece bastante familiar e conseguirá aplicá-lo também a episódios da sua vida pessoal.
No fundo, todos sabemos que nem sempre é fácil assegurar o máximo de produtividade, especialmente agora, que muitos trabalhadores se encontram em teletrabalho.
Contudo, com pequenos esforços conseguirá observar verdadeiras mudanças na forma como trabalha e no tempo que demora a concluir cada tarefa.
Deixe de parte os atrasos na entrega dos pedidos que lhe chegam e tome nota dos passos que deverá seguir para garantir que ninguém terá necessidade de o chamar a atenção acerca dos prazos calendarizados.
6 dicas para cumprir prazos que deve ter em conta
Se sente que está constantemente exausto e em stress porque não consegue realizar as suas tarefas a tempo, talvez esteja na altura de parar um pouco para se organizar e gerir melhor o tempo. Afinal, existem algumas dicas para cumprir prazos que o podem ajudar de uma forma eficaz.
Quer trabalhe como trabalhador por conta de outrem, ou como freelancer, é essencial cumprir todos os prazos do trabalho para que não comprometa a sua reputação profissional, afetando ainda a rotina e o trabalho de outras pessoas.
A verdade é que no meio dos dias apressados e de uma agenda lotada a todos os níveis, é fácil perder o fio à meada e deixar escapar alguns prazos. No entanto, deve evitar que este tipo de falhas se torne num hábito.
Neste sentido, é de bom tom dar o seu máximo para não ignorar o calendário e para não comprometer a sua produtividade.
Atente no conjunto de dicas para cumprir prazos que poderá aplicar ao longo da sua vida.
Criar rotinas
Uma das melhores dicas para cumprir prazos é mesmo criar rotinas. Vai ganhar bastante tempo e poupar energia se criar um sistema de trabalho que facilite a concretização de todas as tarefas, uma vez que será mais fácil cumprir objetivos e organizar as suas responsabilidades.
As tarefas diárias devem ser despachadas em primeiro lugar para que o restante tempo esteja livre para qualquer trabalho que possa surgir. Pode também agilizar determinados procedimentos criando modelos de respostas por email ou configurando pagamentos automáticos.
Estipular prazos concretizáveis
A tendência será sempre querer fazer tudo no mínimo tempo possível para impressionar superiores e colegas, principalmente quando se está em teletrabalho.
No entanto, tem de ser realista e compreender que este cenário é uma receita para a desgraça. Neste sentido, sempre que depender de si, tem de estabelecer prazos de entrega concretizáveis.
Isto significa que deverá exigir alguma flexibilidade na entrega às pessoas envolvidas no projeto, pois de outra forma arrisca-se a desapontar todos com o seu incumprimento do calendário.
Uma boa ideia é dar sempre alguma folga ao tempo estimado: se pensa que consegue terminar determinada tarefa numa hora então o melhor é contar com 1 hora e meia ou 2 horas para poder lidar com qualquer eventualidade, e ainda faz o brilharete de terminar mais cedo.
Eliminar as distrações
Numa era em que estamos constantemente conectados com os outros e temos acesso a tantas aplicações e redes sociais não admira que tenhamos alguma dificuldade em “desligar”.
Assim, o ideal mesmo é que desligue a internet do seu telemóvel ou que silencie as notificações no computador. E se estiver a trabalhar em casa, uma boa ideia será também retirar da sua secretária todas as revistas e contas para pagar, por exemplo.
Praticar a produtividade consciente
Uma das dicas para cumprir prazos mais importantes, passa também pela prática da produtividade consciente. Ou seja, falamos de atingir objetivos definidos de uma forma consciente para que depois de alcançados nos façam sentir verdadeiramente felizes e concretizados.
De facto, um artigo publicado pela Forbes sobre a produtividade consciente em home office, afirma que
“quando se pratica a produtividade consciente, usa-se a cabeça para navegar pelas desgraças do trabalho com clareza, autocompaixão, coragem e criatividade.”
Por exemplo: evite trabalhar em várias tarefas ao mesmo tempo. Quando se concentra numa só tarefa de cada vez, conseguirá ser mais produtivo, eficaz, cumprir prazos e estar mais calmo.
Defina prioridades
Deve começar pela tarefa mais importante para não deixar escapar um prazo verdadeiramente relevante. Claro está que isto requer alguma organização, pelo que pode começar por listar tudo aquilo que tem por fazer e ir avançando de acordo com essa lista.
À medida que o trabalho for aparecendo feito, o stress será eliminado e sentir-se-á orgulhoso dos resultados.
Utilize lembretes
Tem dificuldade em lembrar-se de todos os prazos que tem para cumprir? Experimente colocar post-its no seu local de trabalho. Para além disso, pode ainda recorrer a lembretes no computador, telemóvel, agenda ou tablet.
Para se sentir ainda mais seguro, utilize lembretes com a data final da entrega e lembretes para a aproximação da data final.
A importância de do cumprimento de prazos
Agora que já está a par de algumas dicas para cumprir prazos, é importante compreender qual a sua importância no dia a dia. De facto, cumprir os prazos estabelecidos no ambiente de trabalho é essencial para qualquer pessoa e empresa. Mas porquê?
- Sentimento de satisfação pessoal por ter conseguido cumprir os prazos e entregar tudo atempadamente;
- Aumento da confiança entre o colaborador e a empresa;
- Consequentemente, existirá um aumento dos níveis de produtividade;
- Melhoria na comunicação com colegas/entreajuda entre colaboradores;
- Transmissão de credibilidade para a empresa.
Não exija demais para si. Lembre-se que ninguém é capaz de fazer tudo. Opte por gerir as suas tarefas em vez de serem elas a gerir a sua vida e peça ajuda sempre que precisar.