Nos tempos que correm, poder ter a caixa de correio completamente limpa, de forma consistente, poderá parecer-lhe um luxo inalcançável. O tempo que se perde diariamente a fazer a manutenção da caixa de email é quase sempre tempo perdido.
Há, felizmente, apps que o podem ajudar a ter a caixa de email a zero.
Apps para manter a caixa de email a zero e aumentar a produtividade
Farto de ser consumido pela caixa de email, todos os dias? Conheça as apps certas que vão fazer esse trabalho por si.
A gestão de email custa tempo
Em média, um trabalhador gasta 28% do seu tempo de trabalho a ler, escrever ou a responder a emails. Sempre que abrimos a caixa de email, necessitamos de processar grandes quantidades de informação: visualizar, reconhecer, lembrar-se do ponto de situação do projeto sobre o qual lhe escreveram um email e tomar uma decisão.
Decidir, no momento, o que fazer em relação ao email que recebeu – responder de imediato, apagar, adiar a resposta, encaminhar para outra pessoa – requer tempo.
Multiplique todos esses processos cognitivos pelas centenas de emails similares que se movem na sua caixa de entrada e encontrará um paradoxo: os e-mails menos importantes são, ao longo do tempo, aqueles a que presta mais atenção.
O que fazer para não desperdiçar tempo a gerir o correio eletrónico?
Se deseja implementar a prática de “caixa de emails a zero”, precisa de adotar algumas apps de produtividade e usá-las em conjunto e de forma consistente. São elas:
- Um calendário digital (o equivalente digital de uma agenda);
- Um task manager (gestor de tarefas);
- Uma aplicação de “read later” (ler mais tarde);
- Uma app de “tomar notas”.
1. Calendário digital
O calendário digital padrão é o Google Calendar, que fornece todas as funcionalidades de que precisa de forma gratuita. Esta é, de longe, a app de produtividade mais usada. Qualquer evento, compromisso ou decisão específicos para qualquer data ou hora, constará do calendário.
Poderá sincronizá-lo automaticamente entre dispositivos (por exemplo, entre o iPhone e o computador) e enviar convites para que os eventos apareçam também nos calendários de outras pessoas. Assim, não precisa de enviar mais uns quantos emails a convocar a sua equipa para uma reunião. Nem de gerir as respostas!
2. Task manager
Trata-se de uma lista de tarefas digital. Existem muitas opções, mas recomendamos o Things para Mac, ou o Todoist, para Windows. Também existem em versões “mobile”, são sincronizáveis automaticamente entre diferentes dispositivos e têm um design atraente. Mas mais importante do que isso, têm a capacidade de capturar e “linkar” de volta as tarefas que estão relacionadas com o email.
Permite que se identifique o que se deseja fazer com um um email e removê-lo de caixa de entrada, simultaneamente preservando um link que o leva de volta a esse e-mail, independentemente de onde se encontre.
3. “Read later” (Ler mais tarde)
Fácil de usar, uma app de “read later” permite que se guarde conteúdo online (por exemplo, páginas web, artigos, posts de blogs, vídeos) para posterior leitura ou visionamento. As apps mais populares são o Instapaper e o Pocket.
No que toca a manter a sua caixa de correio limpa, é útil porque permite guardar rapidamente conteúdos para poder ver mais tarde. Assim, poderá apagar emails à vontade sabendo que o seu conteúdo foi guardado.
4. App para “tomar notas”
Pode armazenar qualquer tipo de conteúdo: documentos, fotos, desenhos, diagramas, notas de voz, etc. O mais usado é o Evernote, mas outras opções incluem OneNote, Simplenote, Bear, Google Keep, Zoho Notebook, Dropbox Paper, Notability e Apple Notes.
A maioria das pessoas limita-se a despejar fotos, screenshots e outros ficheiros diversos no sistema de arquivos do computador ou num serviço de armazenamento em nuvem, como a Dropbox. Alguns deixam-na a pairar no email. Mas, a longo prazo, esse conteúdo é um dos trabalhos mais valiosos que iremos produzir. Contém as nossas ideias, aprendizagens e as nossas referências.
Guardar este material é a chave para acumularmos material capital intelectual, que poderá ser muito valioso para o desenvolvimento de projetos futuros.
Em suma, aproveite os 28% do tempo de trabalho que agora lhe sobram e invista-os em algo produtivo, criativo e motivador!
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