Share the post "Como lidar com as inúmeras chamadas de trabalho que recebe?"
Se o seu dia de trabalho é constantemente interrompido por chamadas de trabalho telefónicas, já sabe que é muito desafiante manter o foco e a produtividade.
No entanto, existem estratégias proativas que pode adotar para lidar com essa situação de forma mais eficaz, mantendo-se concentrado nas suas tarefas e metas profissionais.
Para recuperar o controlo do seu tempo, é essencial controlar o fluxo de chamadas telefónicas profissionais.
Neste artigo, vamos abordar algumas sugestões práticas para gerir as chamadas de trabalho de forma mais eficiente.
Qual a importância deste tema?
Existem diversos motivos pelos quais as pessoas optam por chamadas telefónicas em vez de outros canais, nomeadamente hábitos antigos da empresa, rapidez e feedback instantâneo, evitar mal-entendidos e melhoria das relações pessoais.
Contudo, quando em excesso ou dependendo da natureza do assunto, a chamada telefónica pode não ser o método de comunicação a escolher.
Há assuntos onde não há necessidade de interromper o trabalho da outra pessoa e existem temas onde expor de forma escrita ou acompanhada de imagens e documentos é uma mais valia.
Assim, o importante é perceber qual a melhor forma de comunicar para determinado assunto para evitar tantas interrupções no trabalho, no caso de receber muitas chamadas.
3 passos para lidar com as muitas chamadas de trabalho recebidas:
Seja proativo e proponha uma nova solução
Uma abordagem eficaz para lidar com as inúmeras chamadas de trabalho é sugerir à sua empresa, equipa ou chefe que as chamadas sejam utilizadas apenas para situações de urgência. Para todas as outras questões, promova o uso de e-mail, do chat, da plataforma de trabalho que usam e marcação de reuniões específicas.
Esta abordagem ajuda a minimizar interrupções desnecessárias ao longo do dia e permite que todos se concentrem nas suas tarefas sem constantes interrupções.
Para além disso, promove uma comunicação mais organizada e documentada, o que pode ser útil para referência futura.
Deve dar o exemplo
Pode ser o próprio a começar esta mudança e a utilizar o e-mail, chat ou a plataforma de trabalho para quase todas as comunicações. Reserve as chamadas apenas para situações que realmente exijam uma resposta imediata ou em caso de urgência.
Ao adotar esta prática, está não só a demonstrar o seu compromisso com a eficiência e produtividade, mas também a incentivar os seus colegas a seguirem o seu exemplo.
Faça a gestão do som no seu telemóvel
Após a implementação dos passos 1 e 2, deve manter apenas o som ativo das chamadas telefónicas, pois a maioria delas será direcionada para situações críticas.
As restantes notificações devem ser silenciadas, pois quando for oportuno para si, vai consultá-las.
Assim, conseguirá manter o controlo sobre as suas interações de comunicação, garantindo que apenas é interrompido quando realmente necessário. Além disso, ao silenciar as notificações não urgentes, pode concentrar-se melhor nas suas tarefas e manter o seu fluxo de trabalho sem distrações.
Como há um período de adaptação nestes 3 passos, existe um trunfo que pode utilizar caso precise: o passo SOS.
Se a implementação das novas medidas para controlar melhor o fluxo de chamadas de trabalho estiver a ser mais difícil do que o esperado, pode experimentar começar a não atender algumas chamadas de trabalho que sabe que provavelmente não serão urgentes.
Isto para acelerar o processo de aprendizagem do que realmente constitui uma urgência. A verdade é que, no início, muita gente não tem uma noção clara da diferença!
Ora, todos ficam a ganhar com a implementação destes passos. Existirá uma maior eficiência de tempo, o que significa mais produtividade e resultados e ainda a garantia que as urgências vão ser realmente tratadas.
Em suma, ao implementar estas estratégias proativas para lidar com as chamadas de trabalho, estará a melhorar significativamente o seu foco, produtividade e eficiência. Lembre-se sempre da importância de comunicar claramente estas mudanças na sua equipa e estar aberto a ajustes conforme necessário.
Partilhe este artigo com os seus colegas para aumentar a probabilidade de todos adaptarem o seu método de comunicação. Quanto mais pessoas estiverem envolvidas, melhor será o impacto na produtividade e no ambiente de trabalho como um todo.
