Sabe que há coisas que não deve escrever num email?
Talvez já tenha algum cuidado no envio das suas mensagens eletrónicas ou então nunca tenha pensado no assunto. A verdade é que é importante ter alguma moderação e não usar o email para dizer tudo ou de qualquer maneira. Não, não se trata de censura, apenas de bom senso.
Lembre-se que toda a comunicação digital é impossível de controlar e fica para sempre gravada. De uma brincadeira a uma manifestação de emoções mais intensa, passando por uma resposta a um cliente ou uma candidatura a um emprego, a caixa de correio eletrónico enche-se de conteúdos enviados, de erros e faltas de resposta.
Para tirar o melhor partido da comunicação online e evitar qualquer tipo de constrangimentos, conheça 10 coisas que não deve escrever num email.
Mensagem de email: 10 erros comuns
Expressões informais
Considerando um email profissional o tom deve estar de acordo com o contexto.
Há alguns pormenores que deve ter em conta e expressões que deve utilizar em detrimento de outras. Pode, por exemplo, iniciar com um “Exmo. Senhor” ou até um simples “Bom dia” em vez de “Olá” e terminar apresentando “Cumprimentos” no lugar de “Beijinhos”.
Expressões informais devem ser evitadas num texto de email de trabalho.
Demasiado texto
Escrever um email de trabalho demasiado longo vai obrigar o destinatário a gastar tempo que não tem e a perder-se no meio de tanta informação. Evite emails com muito texto.
Opte sempre por mensagens breves, concisas e muito claras. Caso precise de expor algo mais complexo, poderá fazê-lo, mas pontualmente.
Divergências e conflitos
Toda a gente tem divergências e/ou conflitos, seja com um colega ou até mesmo com o chefe. Em contexto de trabalho é normal que possa acontecer. No entanto, não escreva um email para expor ou para tentar resolver uma situação.
Os problemas devem ser resolvidos pessoalmente, cara-a-cara. Dessa forma garante que nada fica por dizer e evita interpretações erradas (muito habituais na comunicação escrita).
Demissão
Se trabalha à distância e já foi contratado dessa forma, pode comunicar a sua demissão via email. Porém, o cenário mais comum não é esse, até porque não faz sentido que comunique uma decisão tão importante através do correio eletrónico. Não estará a passar/deixar uma imagem muito positiva e profissional.
Opte por escrever a tradicional carta de demissão e comunique a sua decisão aos seus superiores, pessoalmente.
Desabafos e intrigas
Tenha consciência daquilo que faz ou não sentido escrever num email.
Seja com um objetivo mais sério – como uma candidatura a emprego ou apresentação de uma proposta para um projeto – seja uma simples troca de ideias com um colega/amigo, não introduza desabafos ou intrigas. Além de não acrescentarem nada à mensagem, ficarão escritos e podem, mais tarde, ser usados contra si. Cautela.
Endereço errado
Independentemente do assunto ou do conteúdo, enviar um email de trabalho para a pessoa errada é sempre algo grave.
Ainda mais grave será enviar uma informação exatamente para quem não quer que dela tenha conhecimento. Pode acontecer, por isso deve ter muita (mas mesmo muita) atenção. O endereço errado é uma das principais coisas que não deve escrever num email.
Considere ativar a função “Cancelar Envio” se o seu serviço de email oferecer este recurso. Ainda pode “salvar-se” no último instante.
Um mau título
Aquilo que escreve no título (assunto/subject) de um email pode ser decisivo e chamar a atenção ou ir diretamente para o lixo.
Como tal, é importante escrever algo breve, claro e direto. Num email de resposta a uma oferta de emprego, por exemplo, há que cumprir com as regras e escrever especificamente qual o número da oferta e/ou cargo a que se está a candidatar.
No momento de escolher o que escrever no assunto do email, limite-se a apresentar uma ideia introdutória em relação ao conteúdo do email proporcionando uma compreensão clara do que a pessoa vai encontrar no texto. Se o conseguir fazer de uma forma interessante, diferente, capaz de estimular o destinatário a abrir o email, perfeito.
Trocadilhos e piadas
Já ouviu dizer que mais vale cair em graça do que ser engraçado? Pois bem, para evitar quaisquer constrangimentos, o melhor é nem considerar a hipótese de escrever um email com piadas ou trocadilhos, por mais simples e inofensivos que possam parecer. O mais certo é que o seu destinatário não ache graça nenhuma e apague a sua mensagem. Além disso, estará a passar uma imagem pouco séria que pode despertar desconfiança.
Símbolos ou emojis
O uso de símbolos que comunicam as emoções associadas ao que é escrito é algo muito comum na comunicação online, nomeadamente nos chats e redes sociais. No entanto, num email profissional esse recurso está fora de questão.
Limite-se a apresentar, por palavras, numa mensagem clara, o que pretende comunicar. O estilo poderá ter um toque de criatividade, caso a área de trabalho ou a ocasião o permitam. No entanto, smiles são coisas que não deve escrever num email.
Erros ortográficos
Por mais breve que seja o texto do email que pretende enviar, não pode descuidar o Português. Um erro ortográfico pode ser o suficiente para que o destinatário da sua mensagem o risque da lista de possíveis candidatos a um emprego, por exemplo. Escrever bem é obrigatório, seja qual for a área de trabalho.
Tenha sempre em consideração estas 10 coisas que não deve escrever num email.
Antes de clicar em “enviar”, tenha o cuidado de rever todo o texto, certifique-se de que inseriu os anexos (se for o caso) e que o endereço do destinatário está mesmo correto.
Desta maneira, vai tirar mais partido do correio eletrónico.