Espaços coworking para pequenas empresas e freelancersAs reuniões de trabalho fazem parte do quotidiano profissional e, de um modo ou de outro, já todos estivemos envolvidos numa ao longo do nosso percurso profissional. Na mesma linha, nem todas são tão produtivas quanto o expectável. Talvez por isso, as reuniões são, por vezes, olhadas como tempo perdido. Mas, na realidade, as reuniões quando bem conduzidas são uma excelente ferramenta de trabalho para partilha de ideias e resolução de problemas. O segredo passa por tornar as reuniões mais produtivas. Conheça seis dicas de como fazer reuniões mais produtivas.
6 dicas de como fazer reuniões mais produtivas
1. Avalie a real necessidade de efetuar uma reunião
Não faça reuniões por tudo e por nada. Existem variadas formas e meios para veicular informação, alcançando o mesmo objetivo. O insucesso de muitas reuniões começa precisamente neste ponto. Perceba a pertinência efetiva da reunião.
2. Anote numa agenda os objetivos concretos da reunião e lista de presenças absolutamente necessárias
O ideal é que todos conheçam o objetivo para preparar sugestões e informações. Quem dirige a reunião deve definir o objetivo específico geral da reunião, os pontos em discussão e respetivos responsáveis por eles. O grupo presente deve ser pequeno e estar relacionado diretamente com a temática, garantindo pessoas motivadas e focadas.
3. Pontualidade
Marque uma hora certa de início e fim da reunião. A pontualidade de todos é fulcral para o sucesso de uma reunião, bem como o tempo de duração da mesma. Reuniões mais produtivas são sintéticas, assertivas e efetivas. O tempo excessivo de uma reunião prejudica a concentração dos presentes. Tente também marcar as reuniões para os dias mais “improdutivos”.
4. Assuntos mais importantes primeiro
Ao preparar a reunião, anote os assuntos mais importantes (tente que não representem mais de 20/30% dos assuntos a tratar, mas que retratem 70/80% da importância da reunião) e comece por aí a reunião. Assim, consegue vencer a “corrida contra o tempo” e garante que a parte mais importante é tratada.
5. Estabeleça responsabilidades específicas para cada item ou conclusão
Quando tomada uma decisão defina claramente quem é o responsável por tratar do assunto, o que deve fazer e qual o prazo para o executar. Deixe bem claro quem vai fazer o quê e até quando.
6. Sumariza a conclusão de cada item discutido
Proceda do mesmo modo no fim da reunião, fazendo um breve sumário dos assuntos discutidos e decisões tomadas.
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