Gostava de ser mais produtivo no trabalho? Diariamente, tem mil e uma tarefas para fazer e na hora de regressar a casa percebe que não conseguiu terminar nenhuma? A solução pode passar por alguma disciplina e até organização.
Caso contrário poderá estar a passar uma imagem sua que não corresponde à realidade e, com isso, afetar a sua performance laboral.
Deixamos-lhe algumas dicas simples que vão fazer uma grande diferença. Confira.
10 DICAS PARA SER MAIS PRODUTIVO NO TRABALHO
Manter a produtividade no trabalho pode ser um verdadeiro desafio, mas é possível. Explicamos-lhe como.
Planeie o dia na noite anterior
Antes de ir dormir, planeie o dia seguinte: faça uma lista de todas as tarefas e coloque-as por ordem de prioridade. Assim, vai dormir melhor, pois saberá exatamente o que tem para fazer quando acordar. Além disso, vai desperdiçar menos tempo e reduzir os níveis de stress.
Defina prioridades
Depois de escrever as tarefas prioritárias, crie lista de importância e urgência. Esta é uma das chaves para ser mais produtivo no trabalho. Só depois de concluir tudo o que é prioritário é que deverá dar atenção aos restantes afazeres, menos importantes e menos urgentes.
Organize o posto de trabalho
Ter um espaço de trabalho organizado é fundamental para se sentir melhor, mais organizado e, logo, para ser mais produtivo. Retire da secretária tudo o que não precisa, organize e limpe o essencial. O seu computador também deve estar organizado, sem documentos soltos, o melhor é organizar tudo por pastas e apagar o que já não interessa. Já agora, escolha uma boa cadeira que lhe permita estar confortável e inclua um objeto que lhe dê motivação ou, simplesmente, que o faça sentir bem, como uma planta ou uma fotografia.
A confusão só fará com que perca o foco.
Acorde mais cedo
Começar o dia mais cedo, permite-lhe ganhar avanço, fazer tudo de forma mais tranquila, com mais tempo. Ademais, acordar quando anda todos estão a dormir permite-lhe aproveitar o silêncio, concentrar-se em alguma tarefa ou ter um tempo para si.
Quanto mais cedo acordar, mais conseguirá fazer e isso vai ajudá-lo, com toda a certeza, a conseguir ser mais produtivo no trabalho.
Cuide de si
Para ser produtivo, precisa de ter energia, mais concentração e mais motivação. Para isso, é essencial que cuide bem de si.
Durma entre sete a oito horas por noite, faça uma alimentação saudável, pratique exercício físico com regularidade. A meditação também tem efeitos muito benéficos.
Fundamental é, ainda, manter-se hidratado. A desidratação tem efeitos como o cansaço ou dores de cabeça que em nada ajudam quem quer ser mais produtivo no trabalho. Coloque uma garrafa de água na secretária e vá bebendo ao longo do dia.
Evite distrações
As distrações interrompem tarefas, dissipam a atenção e prejudicam a produtividade.
Para começar, evite ter abertas as redes sociais e se precisar mesmo de se concentrar, desligue o telefone ou tire o som. Caso o ambiente tenha ruído, um truque para o contornar é colocar uns phones e ouvir musica.
Aprenda a dizer “não”
Por mais difícil que possa parecer, por vezes tem mesmo de saber dizer “não”.
Dizer sim a todas as solicitações que nada têm que ver com os seus objetivos e prioridades impedirá o progresso do que realmente importa.
Realize uma coisa de cada vez
Se a lista de prioridades inclui tarefas que exijam um alto nível de concentração, mantenha o foco em realizá-las, uma de cada vez, do início ao fim.
Evite a todo o custo o multitasking. Se fizer uma coisa de cada vez, o foco em cada tarefa será maior, aumentando a qualidade dos resultados e reduzindo o tempo necessário para a sua realização.
Faça pausas
Parar também é importante. Só assim conseguirá, de facto, ser mais produtivo no trabalho. Fazer pausas ao longo do dia permite-lhe recuperar energia e manter-se saudável.
Faça pequenas pausas de, pelo menos, 90 em 90 minutos, para ir beber um café, apanhar um pouco de sol, fazer alongamentos ou caminhar um pouco. Vai ser mais fácil aguentar a jornada.
Delegue tarefas
Entre as mil e uma tarefas a realizar há algumas que podem ser realizadas por outras pessoas?
Avalie o que pode ser transferido para alguém com mais tempo disponível e/ou com maiores habilidades e delegue.
Saber delegar tarefas é fundamental para aumentar a produtividade e uma maneira de mostrar confiança e respeito pelo trabalho de outros.
TECNOLOGIA E PRODUTIVIDADE
A tecnologia pode ser um excelente aliado. Usar ferramentas que o ajudem a organizar tarefas, também pode ajudar a ser mais produtivo no trabalho.
As listas em papel funcionam para algumas pessoas e outras preferem ter alarmes e lembretes no telefone para poderem planear o dia. Num contexto essencialmente digital em que existem aplicações para quase tudo, porque não fazer da tecnologia uma assistente pessoal?
Não só permite uma maior e melhor organização de tarefas – individuais e em equipa – como reduz a realização de algumas delas e potencia os seus resultados.
Exemplos
Trello
O Trello permite trabalhar em equipa e ir acompanhando as tarefas que compõem um projeto. Dá-lhe a possibilidade de criar, estabelecer e organizar as tarefas, dando prioridade ao que é mais urgente.
Asana
Asana é uma ferramenta importante para quem trabalha em equipa. Tudo é integrado num único espaço, para que todos saibam o que é necessário fazer, o grau de importância das tarefas e a melhor maneira de as realizar.
Evernote
O Evernote é talvez uma das aplicações de trabalho mais populares, permite criar e carregar notas e ficheiros de áudio e vídeo, organizando-os em blocos de notas que podem ser partilhados em vários dispositivos. A digitalização de notas manuscritas e a forma como permite criar apresentações são duas das suas mais-valias.
Todoist
Leva a sua lista de tarefas para qualquer dispositivo com a Todoist. Permite criar níveis de prioridade ao classificar as tarefas por cores, bem como ter acesso a projetos partilhados e a gráficos que acompanham o progresso do trabalho.
Com estas dicas vai conseguir ser mais produtivo no trabalho. Comece já.