Contabilidade organizada: o que é e para quem é obrigatória

A contabilidade organizada é um regime de tributação aplicável a empresários em função do volume de faturação e da complexidade da atividade.

Este é um regime mais eficiente na ótica fiscal pois permite deduzir a generalidade dos encargos com a atividade profissional.

No entanto, existe ainda outra opção, chamada regime simplificado, para empresários com um baixo volume de negócios.

Ainda assim, é sempre possível optar por ter contabilidade organizada, nos casos em que este regime não é obrigatório.

Para quem é obrigatória a contabilidade organizada

Estão abrigados pelo regime de contabilidade organizada:

• As empresas constituídas em sociedade, entre elas as sociedades em nome individual, sociedades por quotas e sociedades anónimas;
• Os sujeitos passivos que sejam considerados empresários em nome individual e profissionais liberais cujo montante anual ilíquido de rendimentos ultrapasse os 200.000,00€.

No caso dos sujeitos passivos terem um rendimento menor, estes podem escolher ser tributados pelo regime da contabilidade organizada ou pelo regime simplificado.

Vantagens e desvantagens da contabilidade organizada

Vantagens da contabilidade organizada

Este regime fiscal tem a vantagem de averiguar o prejuízo ou o lucro com grande rigor, o que torna a sua utilização essencial para atividades maiores e mais complexas.

Na contabilidade organizada é também possível deduzir despesas relacionadas com a atividade comercial, incluindo os custos com o Técnico Oficial de Contas (TOC), segundo as regras de IRS ou IRC, o que não é possível no regime simplificado. Neste regime é obrigatório ter um especialista a tratar dos papéis, um TOC ou um contabilista certificado, registado na respetiva ordem profissional.

Assim, há vantagens de ter um especialista a tratar da contabilidade:

• Dá-lhe segurança de que está a cumprir a lei;
• Garante que irá pagar os impostos corretos e atempadamente;
• Esclarece as suas dúvidas;
• Trata de todas as burocracias;
• Deixa-lhe mais tempo disponível para o negócio, uma vez que ter contabilista liberta-lhe muito tempo.

Desvantagens da contabilidade organizada

Em termos de desvantagens há, à partida, duas.

Uma delas está no custo, uma vez que terá de contratar um TOC para poder submeter as suas declarações e serem aceites pelas Finanças. Esta contratação costuma custar entre 100€ a 200€ por mês.

Outra desvantagem é a obrigatoriedade de fazer dossiers fiscais que deve apresentar anualmente e guardar durante vários anos. Dessa forma, é preciso ter tempo para os organizar.

Deduções de IRS na contabilidade organizada

Quem tem contabilidade organizada pode deduzir as despesas com as suas atividades. Entre elas estão as despesas com:

• Utilização de viatura própria para fins profissionais e também combustível;
• Deslocações e estadias;
• Multas e coimas pela prática de infrações;
• TOC;
• Depreciações e amortizações de materiais informáticos como computadores e impressoras;
• Rendas, manutenção e restauro ou a amortização de um empréstimo bancário da sede da empresa.

É após efetuar estas deduções que se aplica o imposto. Desta forma, a base de apuramento de imposto é o resultado líquido do negócio. Assim, a fazer esse cálculo, em primeiro lugar, retira-se o valor das despesas ao valor da faturação. Depois aplica-se a taxa de imposto a esse montante.

Com a adoção deste regime, terá ainda de esperar o pagamento de retenções na fonte em sede de IRS caso os seus rendimentos ultrapassem os 14.500€ anuais.

Regime simplificado

Este regime fiscal costuma ser o mais usual, uma vez que se atribui por defeito pelas Finanças na altura em que um empresário em nome individual ou profissional liberal abre atividade. No entanto, este pode sempre preferir o regime de contabilidade organizada. Nesse caso, deve comunicar, até 31 de março, essa vontade, de acordo com informação da segurança social.

Esse regime mais simples é a opção de tributação dos rendimentos que mais se adequa a profissionais liberais e a empresários em nome individual que recebam um montante anual ilíquido de rendimentos inferior ou igual a 200.000€ proveniente da sua atividade.

No entanto, este regime tem regras e só pode escolhê-lo se:

• Residir em Portugal;
• Não estiver legalmente obrigado à revisão legal de contas;
• Tiver um balanço do período de tributação anterior inferior a 500.000€.

Vantagens e desvantagens do regime simplificado

Vantagens

A principal vantagem deste regime, em relação ao da contabilidade organizada, está no facto de ter menos obrigações fiscais e despesas extra. Além disso, poupa dinheiro porque não tem de contratar um profissional certificado para lhe tratar da contabilidade. Pode fazê-lo sozinho, independentemente da sua formação.

Desvantagem

A grande desvantagem está relacionada com a impossibilidade de deduzir determinadas despesas, uma vez que a Autoridade Tributária considera que 75% dos rendimentos obtidos são líquidos e que os restantes 25% correspondem a despesas.

Deduções de IRS no regime simplificado

Neste regime considera-se, para efeitos de tributação, 75% do rendimento que declarar. Os restantes 25% consideram-se encargos próprios da atividade e, como tal, livres de impostos. No imposto não se declaram as despesas da atividade. Entre essas despesas está a aquisição de bens ou serviços indispensáveis à atividade e deslocações.

Quando a atividade se relaciona com restauração e bebidas, prestação de serviços no âmbito das atividades hoteleiras e similares, vendas e subsídios destinados à exploração, a despesa imputável à atividade corresponde a 85% do volume de negócios.

IRC

O Imposto sobre o Rendimento de pessoas Colectivas (IRC) incide sobre o rendimento obtido pelas empresas nacionais ou companhias estrangeiras com rendimentos em Portugal.

O reenquadramento anual deixou de ser efetuado para efeitos deste imposto, uma vez que se procedeu à revogação do regime simplificado, o que deixou sujeitas ao regime geral de determinação do lucro tributável todas as entidades coletivas.

Contabilidade organizada ou regime simplificado: qual a melhor escolha?

Antes de optar por um destes regimes, terá de tentar perceber qual a melhor escolha para o seu caso, uma vez que têm de ser tidas em conta diferentes despesas.

A contabilidade organizada apresenta despesas adicionais no regime simplificado, mas também oferece um maior rigor na imputação das despesas a abater aos proveitos.

Assim, quanto maior é a atividade, como por exemplo quando as empresas ou os trabalhadores têm custos superiores a 25% dos seus rendimentos ou, mais precisamente, entre 25 000€ a 30 000€, mais deve ser tida em conta a opção do regime da contabilidade organizada.

3 elementos a ter em conta antes de escolher um dos regimes

O melhor é começar por saber qual é a sua faturação anual. Se já tiver atividade aberta pode guiar-se pelos últimos anos e tentar entender se a sua vida profissional vai mudar muito, já que ao ter alguma noção da sua faturação anual conseguirá perceber quanto poderá poupar com impostos.

Deve também saber qual é o seu atual escalão de IRS e a taxa aplicável. Esta taxa irá servir de comparação com a taxa de imposto a aplicar, caso venha a optar pela contabilidade organizada.

Depois de ter uma estimativa da sua faturação deve identificar as despesas que tem com a sua atividade. Algumas são imediatas e outras não são tão conhecidas, estando entre o grupo:

• Colaboradores e prestações de serviços;
• Deslocações (despesas com combustível ou deslocações em viatura própria);
• Água e eletricidade;
• Telecomunicações;
• Seguros;
• Contabilidade (vários contabilistas têm avenças de valores muito distintos e aconselhamos a que tenha cautela para escolher um contabilista competente e que preste um bom serviço);
• Produtos de investimento (como fundos de pensões);
• Outros (que podem ser diversos, dependendo da atividade).

Artigo originalmente publicado em julho de 2018. Última atualização em fevereiro de 2024.