Delegar tarefas é um ato de autoridade que todos os líderes exercem sempre que chefiam uma equipa de trabalho, ao atribuírem responsabilidades a todos os membros da equipa.
A arte de o saber fazer bem poderá mesmo ser a chave para se ser um líder bem sucedido, assim como a chave para solucionar problemas comuns a todos os grupos de trabalho. Falamos, por exemplo, da falta de tempo para completar todos os objetivos de um determinado projeto, de completar todas as tarefas diárias e, consequentemente, a falta de tempo para equilibrar a vida profissional com a vida pessoal.
Primeiro que tudo, é importante que gestores, líderes e chefes tenham noção que delegar não é admissão de fraqueza ou de falta de capacidade de liderança. Pelo contrário, delegar tarefas pode ser uma estratégia para fortalecer uma equipa de trabalho. É importante, claro, delegar as coisas certas às pessoas que mais aptidão demonstram para lidar com determinada tarefa.
Os benefícios de delegar tarefas
Encontramos vários benefícios em fazê-lo. Conheça os principais.
Maior produtividade
Produtividade construtiva, em cadeia – ao melhorar a capacidade produtiva da equipa, estará a melhorar a produtividade da empresa, e pelo meio, a proporcionar à própria equipa meios para melhorar a sua performance, ao adquirir mais e melhores competências, uma vez que lhe permite adquirir ferramentas de aprendizagem e crescimento profissional.
Fomentar a união da equipa de trabalho
Delegar tarefas pressupõe um voto de confiança em cada um dos elementos e pode ser um passo importantíssimo para criar laços mais fortes entre todos os membros da equipa e ajudar o projeto ou empresa a crescer. Delegar tarefas aumenta a participação dos colaboradores, e melhora a comunicação dentro da equipa de trabalho.
Avaliar competências
Esta é uma oportunidade para avaliar competências em colaboradores que, de outra forma, não teriam oportunidade de as desenvolver. Consequentemente, chega-se a uma maior satisfação profissional, o que permite aumentar o compromisso entre as pessoas e o seu trabalho.
Delegar tarefas: como o fazer?
Delegar tarefas não coloca em causa o sucesso da equipa, mas é, mesmo assim, um desafio. Enquanto líder ou gestor é importante saber que tarefas está disposto e pronto a delegar. Há determinadas decisões que deve ser o líder a tomar e isto nunca é colocado em causa.
Alguns pontos em que um líder tem apostar na delegação de tarefas:
- Conhecer bem os elementos da equipa para saber em quem vai confiar o quê. Não convém delegar sempre nos mesmos, nem somente porque a pessoa tem menos tarefas;
- Avaliar a motivação e aptidão da pessoa para determinada tarefa;
- Confiar em todos os membros da equipa, de maneira a que estes possam levar a cabo as tarefas sem ter alguém sempre a tentar controlar o trabalho;
- Dar instruções claras na hora de delegar, sobre o que é pretendido e quando tem de estar terminado;
- Dar acompanhamento, motivar, elogiar e corrigir quando necessário.
É muito importante recordar as diferenças entre chefe e líder para refletir sobre estes pontos.
Comunique as suas razões
Faça as pessoas entenderem claramente porque é que é importante as coisas serem feitas de determinada forma, e o seu papel no todo. Mesmo que as pessoas aceitem fazer as tarefas que lhes forem delegadas, o resultado vai ser muito diferente se não souberem o porquê, ou não compreenderem o seu papel na equação.
Não esconda as dificuldades previstas
Em todos os processos de trabalho, mais ou menos complexos, é normal haver dificuldades, uns mais previsíveis do que outros. Ao admitir que prevê algumas dificuldades no caminho estará a facilitar a sua resolução, uma vez que depois não parecerá um choque. Se apresentar de antemão formas de os resolver, melhor ainda – mesmo que não venham a acontecer, está desde já a transmitir uma grande dose de confiança a todos os colaboradores, ao sentirem que todos estão no mesmo barco.
Saber quando delegar tarefas
Delegar tarefas de forma eficiente é mais do que simplesmente dizer aos outros o que têm que fazer – é quando o líder sente que pode abdicar de parte do seu controlo no projeto ao distribuí-lo um pouco pela sua equipa.
É também importante saber quando delegar tarefas – por isso conhecer bem as competências dos colaboradores e o que cada um poderá acrescentar ao projeto é fundamental.
O gestor ou líder tem de saber separar as tarefas que têm de ser exclusivamente suas e as que pode/deve delegar. Ao decidir quais as tarefas a dar a outros colaboradores e a fazer essa correspondência, um mecanismo que se pode usar é a delegação por etapas.
Isto consiste em cumprir os passos anteriormente mencionados e depois em começar por delegar tarefas menos importantes, reduzindo assim os riscos de que algo possa correr menos bem e para ter espaço de manobra para resolver a questão. É fulcral saber o que delegou e a quem, ter tudo registado e assim garantir todas as condições para que a tarefa possa ser completa com sucesso.