13 Jun, 2015 - 08:05

4 dicas para gerir o tempo

13 Jun, 2015

Gerir o tempo nem sempre é fácil, mas pode ser. Conheça algumas dicas que o podem ajudar.

Tempo é dinheiro. A frase é bem conhecida e o seu chefe certamente concorda com ela (e em boa verdade até você sabe bem que é assim). No entanto, nem sempre é fácil e é comum que (mesmo sem se darem conta) muitos profissionais deixem tarefas inacabadas ou pendentes. A causa: a má gestão do tempo. Se quer tornar-se mais produtivo, pode começar por seguir as nossas dicas para gerir o tempo.

Dicas para uma boa gestão do tempo

Para potenciar a sua produtividade só precisa de usar as ferramentas certas e introduzir uma boa dose de disciplina e vai ver que não só “ganha” tempo, como ainda melhora o seu desempenho. Veja só.

1. Crie um plano diário de trabalho

O primeiro passo para se organizar é simples: só precisa de criar um plano de trabalho ou uma agenda (se preferir). Pode fazê-lo logo pela manhã, antes de iniciar o trabalho ou – melhor ainda – no dia anterior, no final do dia laboral. Este plano vai dar-lhe uma visão geral da sua carga de trabalho e ajudá-lo a perceber quais as tarefas que completou e quais as que ficaram pendentes. Crie uma ordem de trabalhos e estabeleça tempo para cada uma das tarefas. Desta forma não será apanhado “desprevenido” se alguma coisa falhar e tem mais probabilidades de evitar essas falhas. O ideal é que tente seguir ao máximo o plano traçado, embora nem sempre seja possível. Nesse caso, tire algum tempo para rever as suas tarefas e definir uma nova ordem de prioridades.

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2. Foque-se numa tarefa de cada vez

A ideia do multitasking é muito boa, mas nem sempre gera os melhores resultados. Aliás, ainda que possa funcionar para alguns profissionais, para muitos é contraproducente e acaba por fazer com que percam mais tempo com cada tarefa. Portanto, opte por seguir o seu plano inicial (o do ponto anterior) e realize uma tarefa de cada vez. Vai ver que no final não só ganhou tempo como obteve melhores resultados.

3. Conheça e cumpra os seus prazos

A agenda do dia deve ser criada tendo em conta as tarefas prioritárias e os prazos estabelecidos. Esta é uma regra essencial. Assegure-se que sabe exatamente quando deve finalizar uma tarefa ou projeto e assinale essas datas no seu calendário ou agenda para que não lhe passem ao lado.

4. Aprenda a dizer “não”

Ok, é normal que queira mostrar empenho e dedicação, mas para tal não precisa de “açambarcar” todas as tarefas ou projetos do seu departamento ou aceitar todos os trabalhos que lhe solicitem. É imperativo que tenha noção da sua carga de trabalho e da sua capacidade de dar resposta às solicitações que lhe vão chegando. E se não quer recusar perentoriamente, peça para adiar para uma data mais conveniente. Cair no erro de aceitar todos os trabalhos pode ter mais consequências negativas do que possa pensar. Além de aumentar os seus níveis de stress, pode implicar que não seja capaz de cumprir os prazos e isso só vai prejudicar a sua imagem profissional.

Faça a sua gestão

As dicas que lhe deixamos são apenas algumas das medidas que pode implementar e que pretendem ajudá-lo a organizar o seu tempo. Claro que há muito mais que pode fazer, desde chegar sempre a horas (ao trabalho ou outros compromissos profissionais) ou definir alarmes de alerta para assegurar que cumpre o plano estabelecido, por exemplo. Enfim, o que não falta são sugestões de melhoria. O essencial é – claro – que analise os seus métodos de trabalho para perceber onde está a “perder tempo” para colmatar essa falha. Independentemente dos métodos que use, o que importa é que no final do dia saia feliz do trabalho e cheio de motivação para o dia seguinte. Vai ver que depois de se organizar, além de ter sentir que tem mais tempo disponível também se sente muito mais realizado.

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Júlia de Sousa

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