Está em teletrabalho? Veja 13 dicas para quando está numa Skype call

As reuniões de trabalho à distância pedem algumas dicas para quando está numa Skype call, de modo a garantir que tudo corre bem e tira o máximo partido da tecnologia. Afinal, os tempos que vivemos já são tão diferentes do que estamos habituados, que tudo o que ajude a manter a normalidade ou a simplificar processos é algo a ter em conta.

Através do Skype ou de outras ferramentas que possibilitem a videochamada, é possível ter uma conversa muito clara, perto daquilo que consegue fazer presencialmente. Para tal, é fundamental usar corretamente as ferramentas à sua disposição.

Mas só isso não basta.

8 dicas para quando está numa Skype call ou videochamada

Testar o microfone e a câmara ou ter um bom serviço de Internet são apenas alguns dos aspetos a considerar para uma ligação sem distúrbios. Mas não são as únicas dicas para quando está numa Skype call ou videochamada noutra plataforma, como Google Hangouts / Meet ou Zoom.

Uma má ligação à Internet provoca interrupções e constitui o maior problema numa call. Não conseguir manter uma conversa fluida, sem cortes, é o princípio básico de uma reunião online (ou offline).

Certifique-se que possui um bom serviço, feche todos os programas de não necessita e evite fazer downloads durante a chamada, de modo a não sobrecarregar a rede.

Antes de começar uma reunião por videochamada, verifique se o som e a imagem estão a funcionar bem.

Faça um sound test e veja se seu microfone está a funcionar. Certifique-se ainda de que a sua câmara está ligada. Desta forma, vai poder estabelecer uma chamada sem quaisquer dificuldades.

Antes de iniciar a reunião virtual, elabore uma lista de assuntos que devem ser falados e envie aos intervenientes através do chat ou por e-mail. Desta forma, garante que nada do que é importante ficará por falar.

Estar preparado vai fazê-lo poupar tempo e ser mais assertivo, por isso, deixe abertas as pastas, links ou estudos que sabe que vai precisar.

Se já tiver tudo preparado será mais fácil garantir que tudo corre bem. Caso decida abrir qualquer documento online durante a ligação poderá correr o risco de bloquear a chamada ou, simplesmente, perder tempo e atenção.

Para tirar o melhor partido de uma videochamada sem se dispersar, nada melhor do que definir um tempo para a reunião. Ter 20 ou 30 minutos para abordar uma lista de assuntos, vai ajudá-lo a organizar muito bem os tópicos e o tempo dedicado a cada um deles, mantendo o foco no que é realmente importante. Atenção ao relógio!

Sempre que não quiser ser incomodado no Skype, por exemplo, mude o seu status para “Ocupado” ou “Do not disturb”. Com esta indicação, outras pessoas que desejem contactá-lo vão preferir aguardar que se mostre disponível para o fazerem ou, então, saberão que poderá não dar responder tão rapidamente.

Desta forma, evita resolver assuntos paralelos com pessoas alheias à reunião, já que mesmo que falem para si, não vai ouvir a notificação.

Em vez de parar tudo para enviar um arquivo importante, partilhe o seu ecrã com a pessoa com quem está a falar. É muito simples, rápido e consegue passar melhor a mensagem.

Caso não se queira esquecer de nada do que foi dito, pode gravar a videochamada, para depois rever com calma. Assim, terá tempo, por exemplo, para perceber melhor determinada questão relativamente à qual lhe ficou alguma dúvida.

Pode ainda deixar um documento aberto para tomar notas ao longo da reunião, com ideias-chave, tarefas e prioridades, para partilhar com os restantes intervenientes, logo após a reunião.

Fazer uma videochamada em casa: sugestões adicionais

As dicas referidas são um excelente ponto de partida para realizar uma videochamada em contacto de trabalho, sem dificuldade.

Todavia, se se encontra em casa, como tantas pessoas em regime de teletrabalho forçado pela pandemia que o mundo atravessa, então, temos ainda mais algumas sugestões bastante úteis.

Com as crianças em casa pode ser difícil eleger um local para fazer a vídeochamada, mas deve mesmo fazê-lo, indo para o quarto ou cozinha. E alerte a família para a importância de precisar de ficar sozinho durante alguns momentos, poderá até surgir efeito.

Além disso, tenha em conta o cenário onde irá aparecer, para que não surja nada constrangedor.

Outro fator que deve ter em conta numa videochamada é a iluminação, seja por luz natural ou artificial, garanta que o local é bem iluminado.

Mesmo que precise de empilhar livros ou caixas até que a câmara fique ao nível dos seus olhos deve mesmo fazê-lo, pois assim terá uma maior semelhança com o ambiente real de conversação interpessoal.

Dedique-se apenas à conversa que está a ter e a todos os assuntos que estão a ser resolvidos. Só assim o tempo dedicado à vídeochamada será o mais eficaz possível.

Estamos habituados a reunir pessoalmente ou, pelo menos, num contexto mais formal como é o local de trabalho. Fazê-lo em casa pode não parecer tão natural, mas deverá encarar o assunto com profissionalismo e até alguma leveza, para não se sobrecarregar com pensamentos menos positivos.

Descontraia, seja igual a si próprio e tudo correrá bem.

Com estas dicas para quando está numa Skype call ou videochamada, as próximas reuniões à distância de um clique vão ser mais produtivas.