Produtividade no trabalho: 12 dicas eficazes para a aumentar

Hoje começamos com uma pergunta: sabe como aumentar a sua produtividade no trabalho? Muitos dirão que sim e outros tantos (ou ainda mais) vão dizer que não. A verdade é que, independentemente, do empenho ou dedicação ao trabalho, todos têm níveis oscilantes de produtividade.

Os motivos para a falta de produtividade no trabalho podem ser os mais variados, mas há um que, provavelmente, se sobrepõe: um mau planeamento do dia ou do fluxo de trabalho.

12 truques e dicas para aumentar a produtividade no trabalho

Manter-se produtivo é, por vezes, um “desafio”. O mundo do trabalho atual requer profissionais capazes de dar resposta rápida e (quase) simultânea a vários pedidos; exige que estes se mantenham constantemente ligados ao mundo que os rodeia, por email, telefone, etc. Todos estes fatores podem gerar distrações que afetam a produtividade. Mas, há formas de “minimizar os danos”.

De forma geral, a produtividade no trabalho pode basear-se numa boa gestão de tempo e recursos. Conheça algumas dicas que o podem ajudar a aumentar a sua produtividade.

Antes de começar o seu dia, dedique alguns minutos a organizar a sua agenda. Crie uma “to-do-list”. Identifique as tarefas a executar e defina horários para as realizar. Este plano deve obedecer a uma ordem de prioridades. Sabendo o que está pendente e conhecendo os prazos a cumprir será mais fácil organizar-se, evitando atrasos e/ou tarefas incompletas.

Mas o seu planeamento deve contemplar também o dia seguinte. No final do dia, antes de sair, reveja a sua lista, para perceber as tarefas ou assuntos que ficaram pendentes.

Se tem tendência a distrair-se facilmente, o melhor é cortar o mal pela raiz. Desligue o seu e-mail pessoal, redes sociais, chats, o que seja. Para não cair nas armadilhas da internet, o melhor é evitá-las. Por isso, use o seu computador apenas para aceder aos elementos indispensáveis ou às suas ferramentas de trabalho.

Mas claro, não vamos esquecer o telemóvel. Se não o usa para fins profissionais, coloque-o em silêncio e desligue a internet. Quanto menores as distrações, maior será a sua produtividade.

Sim, as pausas são essenciais para quem quer aumentar a produtividade no trabalho. Por vezes, bastam poucos minutos para “recarregar baterias”. São vários os artigos que apontam que o ideal é realizar intervalos de 15 minutos por cada 90 minutos de trabalho.

Passar muitas horas a trabalhar, sem qualquer pausa, vai conduzi-lo a um elevado desgaste físico e mental. O resultado? Tudo menos uma alta produtividade. Pare, saia da sua secretária para “esticar as pernas”, beber um café ou se preferir consulte as suas redes sociais ou páginas do seu interesse na internet.

Para ser produtivo não tem que trabalhar oito horas ininterruptas. De facto, a falta de pausas prejudica o seu rendimento. Saber quando parar pode ser a chave para um bom desempenho. As pausas podem ajudá-lo a relaxar e a manter-se motivado ou até (quem sabe) encontrar as soluções que teimavam em não aparecer – talvez devido ao cansaço.

O “multitasking” está na moda e todos adoram dizer que são capazes de fazer várias tarefas em simultâneo. E se calhar até são, mas isso faz deles pessoas mais produtivas? Pense duas vezes. Se quer aumentar a sua produtividade foque-se numa tarefa de cada vez. Siga um percurso lógico: inicie, desenvolva e termine.

Soa-lhe à típica conversa da sua mãe? Talvez seja. Mas para quem quer ser mas produtivo no trabalho é importante que se alimente corretamente e que se mantenha hidratado. Uma má alimentação ou a desidratação corporal afetam profundamente a sua produtividade, já que dificultam a sua capacidade de concentração.

Adquira uma agenda e tome nota de todas as suas tarefas e compromissos, ou utilize o seu smartphone para o fazer. Pessoas produtivas no trabalho possuem sempre, com elas, uma agenda organizada, de modo a saber exatamente o que têm planeado para cada dia de trabalho.

Se quer tornar-se mais produtivo comece a adotar o pensamento “não deixe para amanhã o que pode fazer hoje”. Ganhe o hábito de resolver as coisas logo e verá que a sua produtividade irá aumentar.

É daqueles que nunca sabe onde estão os documentos que necessita? A melhor forma de aumentar a sua produtividade no trabalho é a manter os seus papéis e documentos organizados, de modo a que os encontre de forma fácil e rápida. Ao saber onde está cada documento irá poupar tempo que poderá utilizar para outras tarefas.

Sabia que 1 hora de planeamento lhe pode economizar até 10 horas de trabalho? Saber exatamente o que tem de fazer agora e o que irá fazer a seguir poderá poupar-lhe muito tempo!

Planeie a sua semana e vá fazendo revisões diárias à sua planificação. Para alguém de diminuir o stress diário, irá melhorar a sua performance no trabalho.

Mantenha a sua mesa, gavetas e armários limpos e organizados. Adote o método “um lugar para cada coisa e cada coisa no seu lugar” e verá que irá conseguir aproveitar melhor o seu tempo.

É daquelas pessoas que nunca sabe onde tem os ficheiros gravados? Com um ambiente de trabalho repleto de documentos, pastas e pastinhas? Organize a sua principal ferramenta de trabalho: o computador!

Se quer aumentar a sua produtividade no trabalho, comece por manter a sua caixa de e-mail limpa e organizada, bem como o ambiente de trabalho do computador. Organize os seus documentos, nomeando-os corretamente e categorizando-os por pastas.

De forma simples e direta, não há segredos. No fundo, uma boa gestão do seu tempo e uma excelente capacidade de organização e planeamento, podem ser fundamentais para aumentar a sua produtividade.

E lembre-se que a produtividade não se mede pelo número de horas que trabalha ou número de tarefas que realiza, mas sim pela qualidade do seu trabalho.