Saber o que ignorar é o princípio básico para evitar qualquer distração no trabalho. Não é uma tarefa nada fácil, considerando os muitos fatores a que todos os dias estamos expostos e que tão facilmente absorvem a nossa atenção. Não são apenas gadgets e tecnologia; o problema vai muito além disso.
Evitar a distração no trabalho é, para tantos, uma luta constante, onde quase sempre se perde demasiado tempo e esforço, acabando, dia após dia, com a sensação de ter produzido pouco. Antes de mais, é essencial identificar tudo o que contribui para a distração no trabalho.
Porque nos distraímos tão facilmente? O passo seguinte consiste em evitar isso mesmo.
Evitar a distração no trabalho: qual a origem?
Quando o assunto é distração no trabalho, considera-se, à partida, um conjunto complexo de causas que variam de pessoa para pessoa. Em destaque estarão o telefone, as redes sociais e as pessoas como principais fatores responsáveis pela perda de concentração nas tarefas. No entanto, de acordo com Daniel Goleman, autor de “Focus: O poder oculto da excelência”, existem apenas dois tipos de distração:
- Distrações sensoriais (externas): as coisas que acontecem ao nosso redor, como as conversas de colegas, telefones a tocar, pessoas em movimento, música, etc.
- Distrações emocionais (internas): os pensamentos que fazem com que a nossa atenção se desvie do que estamos a fazer. Por exemplo, se nos lembramos de fazer um telefonema ou de marcar uma próxima reunião.
Apesar de o mais comum ser atribuir a distração no trabalho a causas externas, talvez porque seja mais fácil, a verdade é que a nossa mente é mais forte do que qualquer coisa que nos rodeie, mas também é bem mais difícil de controlar. Mais fácil é alterar o espaço onde estamos, não o que vai na nossa cabeça. Pode desativar um chat, mas não consegue configurar o cérebro para o foco.
É por isso que é tão difícil evitar as distrações. Enquanto parte do seu cérebro luta, o tempo todo, para se concentrar, a outra parte anseia por distração. Por isso são tão difíceis de evitar.
As distrações emocionais: reflexo da cultura do local de trabalho
De acordo com Matthew Crawford, autor de “Deep Work – A concentração máxima num mundo de distrações”, a questão incide não na própria distração, mas no controlo da situação. Porém, a verdade é que poucos possuem autonomia e controlo sobre o seu dia-a-dia laboral.
Todos querem fazer o melhor trabalho, mas perder a concentração dificulta (e muito) o alcance do objetivo, levando a um excesso de esforço e stress que impedem ou adiam a concretização das tarefas. É, portanto, essencial perceber a origem das distrações e atuar na fonte.
3 distrações no trabalho e como evitá-las
Apresentamos-lhe 3 das principais razões pelas quais o trabalho promove a distração interna a as respetivas soluções para as corrigir.
1. Problema: Trabalho remoto ou falta de interação social
Alan Hedge, especialista em design de locais de trabalho da Universidade de Cornell, diz que o facto de sermos criaturas sociais torna particularmente difícil ignorar distrações relacionadas com outras pessoas, o que cobre a maioria das distrações que enfrentamos durante um dia de trabalho. No entanto, renunciar a toda a interação humana é igualmente perturbador.
De acordo com Dan Schawbel, diretor de pesquisa do Future Workplace, “o maior problema que a maioria das pessoas enfrenta diariamente – não importa quem sejam, quanto ganham ou como se identificam – é o isolamento.” Esse isolamento no local de trabalho acaba por conduzir às redes sociais, chats ou outros meios que permitam a interação, não resolvendo, mas agravando o nível de distração.
Isto acontece, em especial para quem trabalha remotamente, mas também para alguém que, apesar de estar numa sala com dezenas de pessoas, não tem qualquer contacto com as mesmas.
Solução: Agendar horas para pausas, reuniões e atividades sociais
Para combater a distração causada pelo isolamento, é necessário equilibrar a necessidade de foco no trabalho com a necessidade de socialização. Isto significa ter tempo para se relacionar com as pessoas com quem você trabalha, de forma próxima e saudável, e não apenas através de comunicação impessoal.
2. Problema: Modo multitarefa
Já sabemos que a capacidade de multitarefa é, na verdade, um mito. No entanto, ainda muitos tentam fazer mais de uma coisa em simultâneo. Viver/trabalhar numa constante “meia atenção” faz com que o nosso cérebro perca o foco. É inevitável. De acordo com Goleman, o cérebro quer que façamos um plano para lidar com as coisas que são importantes para nós. Quando isso não acontece, as muitas tarefas inacabadas continuam a surgir na nossa mente, o que nos distrai e nos impede de avançar.
Solução: Planear e realizar uma tarefa de cada vez
A falta de planeamento com a definição de prioridades é, muito provavelmente, uma das maiores distrações internas no trabalho. Se for este o seu caso, defina prioridades e siga o plano. Estabeleça tempos para cada tarefa e não comece a próxima sem terminar a anterior. Deste modo vai ser mais fácil manter a concentração.
3. Problema: Ambiente de trabalho
O ambiente de trabalho nem sempre (ou raramente) facilita a concentração. Pelo contrário, favorece a distração. O conceito de open space, utilizado por muitas empresas, tem vantagens, mas também muitos contras.
A verdade é as distrações fazem parte da vida porque é impossível superá-las completamente. Existe uma atração natural pela novidade, por tudo o que quebra a rotina e chama a nossa atenção, como uma pessoa nova, uma conversa, uma música.
Solução: Sentir-se confortável no meio das distrações
Pode parecer contra-senso, mas tentar bloquear todas as distrações no seu ambiente de trabalho não é a melhor solução. Em vez disso, aprenda a sentir-se confortável na presença das mesmas. Se já as conhece, ignore-as, remeta-as para segundo plano e impeça que elas interfiram nas suas tarefas.
Mais do que qualquer fator externo, é importante que consiga identificar e gerir os fatores internos, aqueles que surgem da sua própria cabeça e que causam distração no trabalho. Talvez mais organização, planeamento, descanso e mesmo a prática de meditação diárias, o possam ajudar a manter o foco no que realmente interessa.