Estilos de comunicação no trabalho: tudo o que precisa de saber

Todos temos estilos de comunicação preferenciais, que podem ou não potenciar o nosso sucesso nos diferentes papéis de vida que vamos desempenhando.

Contudo, estamos certos de que a comunicação é um aspeto essencial e inerente à existência humana. O que quer isto dizer que, ao longo do nosso dia passamos grande parte do tempo a comunicar e tudo aquilo que fazemos, como cada gesto e cada olhar, é uma forma de comunicação também.

No nosso dia-a-dia movimentamo-nos em contextos diferentes e o modo como agimos em determinadas situações nem sempre é adequado a outros momentos – principalmente no local de trabalho.

A verdade é que nem sempre o nosso estilo de comunicação é o mais eficaz, mas é possível moldarmos a nossa forma de comunicar. Fique connosco e saiba tudo sobre este tema.

A IMPORTÂNCIA DOS ESTILOS DE COMUNICAÇÃO NO TRABALHO

A comunicação clara e eficaz ajuda a reduzir o stress no local de trabalho, a aumentar a produtividade e a criar boa raízes nos relacionamentos com os nossos colegas de trabalho.

Mas, por vezes, lidar com estilos de comunicação totalmente diferentes dos nossos poderá tornar-se um verdadeiro desafio. Nesses casos como devemos lidar com o facto de termos claramente dificuldade em nos fazermos entender ou em conseguirmos compreender a forma como o outro comunica? O que fazer quando não existe empatia, mesmo entre grandes profissionais?

Recorrer ao estilo de comunicação mais adequado no trabalho pode fazer com que estas dificuldades sejam mais facilmente ultrapassadas. Também o tipo de influência que exerce no escritório poderá sofrer ou ganhar com isso. Mas não só: conhecer os diversos estilos de comunicação pode ajudá-lo a compreender melhor os outros.

Por isso mesmo considera-se que recorrer apenas a um estilo de comunicação no local de trabalho pode não ser o caminho certo. Um bom ambiente de trabalho é mais facilmente conseguido através de um equilíbrio entre formas diferentes de estar, trabalhar, e, claro, comunicar.

7 ESTILOS DE COMUNICAÇÃO: COMO IDENTIFICAR E APRENDER A LIDAR NO TRABALHO

Provavelmente este é o estilo de comunicação mais correto para o mercado de trabalho atual. A comunicação assertiva baseia-se no equilíbrio. Isto é, ela requer que a pessoa seja honesta sobre as suas necessidades e ambições, sempre tendo em consideração os direitos, necessidades e desejos dos outros.

No entanto, nem sempre é fácil identificar um comportamento verdadeiramente assertivo. Afinal, muitas vezes as pessoas confundem assertividade com agressividade.

Quando opta por praticar a comunicação assertiva, demonstrará que está seguro de si e que aproveita isso para provar o seu valor de forma justa, com firmeza e empatia.

No fundo, o estilo de comunicação assertiva caracteriza-se por mostrarmos por palavras e gestos o que realmente queremos, sentimos ou pensamos ao mesmo tempo que incentivamos o outro a mostrá-lo também.

Este estilo de comunicação estimula nas relações, formas de comunicação abertas, cooperante e honestas – tudo aquilo que se pretende no ambiente de trabalho para que se possam alcançar resultados eficazes.

Outro aspeto importante da comunicação assertiva, é o facto de esta passar pela capacidade de dizer “não”, sem nos sentirmos mal por isso, uma vez que temos bem estabelecidas as nossas prioridades e somos capazes de ar afirmar, ouvindo sempre o outro lado.

De um modo geral, a comunicação assertiva é a forma de comunicar que é mais eficaz a nível global – visto que cria um clima de confiança e abertura, onde todos podem comunicar os seus pontos de vista.

Precisa de umas dicas para lidar com um comunicador assertivo? Pode responder assertivamente, optando por elaborar questões abertas com o objetivo de conhecer os desejos e opiniões dos seus colegas de trabalho. Desta forma, estará a ouvir as necessidades deles e a expressar diretamente sentimentos e pensamentos em frases curtas e diretas com o intuito de se conseguirem fazer críticas construtivas e sugestões em equipa.

Quando dizemos tudo aquilo que pensamos sem termos em consideração a opinião dos nossos colegas de trabalho, estamos a adotar um estilo de comunicação agressivo.

Caracteriza-se por existir um foco nos objetivos próprios e pela desvalorização dos interesses dos outros. Ou seja, há uma sobreposição das nossas necessidades e desejos face às dos outros, não havendo espaço para a negociação e flexibilidade.

Mas então o que significa adotarmos uma comunicação agressiva?

De uma forma geral, estamos a impor a nosso ponto de vista e a querer dominar. Contudo, em algumas circunstâncias, este estilo de comunicação pode ser necessário.

Por exemplo: quando estamos numa posição de chefia e queremos demonstrar que a nossa “ordem” ou conselho deve ser seguido, é desta forma que acabamos por falar. No entanto, na maioria das vezes é importante que saiba que acaba por ser desadequado e pouco eficaz, uma vez que tende a gerar reações de agressividade, frustração e passividade até.

É crucial compreendermos que quando tentamos dominar o nosso colega de trabalho, não estamos a dar espaço para existir sequer uma colaboração e um processo de interação mútuo.

Muitas vezes adotamos um estilo de comunicação passivo com o objetivo de evitar conflitos, para fugirmos de determinadas situações no trabalho ou até para nos defendermos de um modo geral.

É precisamente neste estilo de comunicação – onde deixamos o outro dominar a conversa – que se encontra a dificuldade em dizer que não. Frases como “não vale a pena, não se ganha nada com isto”, “não interessa o que eu penso” ou “tudo bem, fazemos como quiseres”, são um bom exemplo disto.

Por isso, se se revê neste estilo de comunicação talvez esteja na hora de refletir sobre o assunto. As respostas passivas no trabalho podem demonstrar a sua falta de interesse (mesmo que o tenha), ansiedade, excesso de justificações e expressões de autodepreciação.

No fundo, a tendência é para criar frases longas e desconexas e evitar determinados assuntos. E a longo prazo, esta dificuldade de se expressar leva a que se sinta desvalorizado e com baixa autoestima ou até ansiedade excessiva em situações em que tenha que interagir com os outros.

Dicas para lidar com um comunicador passivo:

• Converse com eles de forma individual;
• Disponibilize várias formas para comunicarem (e-mail, telefone ou outras aplicações);
• Ajude-os a sentirem-se psicologicamente seguros no trabalho.

Veja também Saiba tudo sobre o que perguntar antes de aceitar um emprego

Os comunicadores passivo-agressivos encontram formas indiretas para expressarem o seu descontentamento. Ou seja, o facto de não serem diretos faz com que, muitas vezes, passem por ser considerados antipáticos.

Ora, tal ocorre porque quando surge um conflito entre um comunicador passivo-agressivo e outra pessoa, o primeiro vai evitar resolver o problema de forma direta, acabando por poder descarregar os seus problemas em alguém que nem sequer está envolvido.

Pessoas que demonstram constantemente sentimentos de indiferença, utilizam um tom de voz que expressa descontentamento, passam a vida a suspirar no ambiente de trabalho, falam com colegas sobre os seus conflitos com outras pessoas da equipa sem que os resolvam e que se revelam contraditórios entre as suas palavras e ações são comunicadores passivo-agressivos.

Como lidar?

• Mantenha a calma;
• Redirecione a conversa fazendo questões sobre outros assuntos;
• Tente conversar se perceber que algo está errado na sua relação com o seu colega passivo-agressivo.

Um comunicador analítico gosta de trabalhar com dados concretos, lógicos e objetivos, e, como tal, aprecia expressar-se numa linguagem clara, na qual não deverão faltar referências a números.

Sendo assim, se estiver a comunicar para uma pessoa ou um público que se expressa numa linguagem vaga e pouco clara, com tendência para se prender mais a um discurso emocional do que propriamente a um discurso lógico, podemos antever problemas.

Um exemplo desta situação que acabamos de descrever pode-se dar quando alguém numa reunião de trabalho afirma que as vendas cresceram exponencialmente, mas não tem números para sustentar essa ideia.

Se o outro interlocutor for alguém que se encaixe no estilo de comunicação analítico, ficará facilmente irritado com essa análise infundada e pedirá com insistência para que lhe fale em números concretos.

Dicas para lidar com um comunicador analítico no local de trabalho:

• Dê-lhe detalhes;
• Dê-lhe espaço para poder trabalhar de forma independente;
• Evite usar expressões como ” eu sinto que…” ou “tenho o palpite de que…”. Em vez dessas, use outras como “eu sei que…”

O estilo de comunicação funcional privilegia o processo de trabalho, se possível executado passo a passo. Um trabalhador que se enquadre neste estilo de comunicação tende a planear minuciosamente tudo, ou a procurar seguir os planos já existentes.

Ser funcional garante uma taxa alta de sucesso no local de trabalho, uma vez que permite ter tudo sob controlo, sendo extremamente útil para quem exerce cargos de liderança de equipas ou de direção.

Por outro lado, trata-se de um estilo de comunicação que pode frequentemente causar aborrecimento na audiência.

Como lidar com um comunicador funcional no local de trabalho:

• Participe ativamente na conversa, questione ponto por ponto, e não a estratégia como um todo;
• Não tente apressá-lo de modo a terminar de falar mais cedo.

O comunicador pessoal, tal como a designação deixa antever, valoriza as relações pessoais, e, sendo assim, favorece o carácter mais emocional na comunicação. Quando encontra alguém que partilhe as mesmas ideias e pontos de vista, tende a criar laços com a outra pessoa, ao ponto de, por vezes, dar a impressão de que o assunto relacionado com trabalho propriamente é o aspeto menos importante.

Como lidar com um comunicador do estilo pessoal no local de trabalho?

• Mantenha o tom da conversa leve e casual;
• Guarde os detalhes para uma posterior troca de emails;
• Não o pressione para lhe fornecer informação detalhada.

A IMPORTÂNCIA DA COMUNICAÇÃO PARA AS EQUIPAS REMOTAS E HÍBRIDAS

Sem dúvida que a forma como comunicamos no dia a dia tem um impacto importante na nossa vida profissional. O segredo para se ser bem sucedido na comunicação no local de trabalho passa não por usar um determinado estilo de comunicação em detrimento de outro, mas sim por nos adaptarmos e sermos flexíveis a todos os estilos.

Principalmente para os que estão a trabalhar em regimes híbridos ou em trabalho remoto, manter a comunicação em dia e da forma mais eficaz pode ser um autêntico desafio.

Se este é o seu caso, atente nas nossas dicas para melhorar a comunicação no trabalho:

• Faça reuniões online regularmente para manter o contacto regular e mostrar-se disponível;
• Participe nas atividades de team building;
• Agende reuniões gerais para apresentar soluções e resultados;
• Utilize ferramentas de gestão de projetos online.