Num momento em que o estado de emergência imposto pela pandemia do novo Coronavírus levou a que a generalidade das empresas tivesse que disponibilizar aos seus trabalhadores a possibilidade de realizarem o seu trabalho a partir de casa, é importante ficar a conhecer as melhores ferramentas para facilitar o teletrabalho.
Se se encontra nesta realidade de se ter iniciado nos últimas dias a trabalhar a partir de casa, nós damos uma ajuda.
Agilizar de forma célere a colocação de um grupo de trabalhadores a trabalhar a partir de casa impõe nos debrucemos sobre algumas especificidades, tais como:
- De que forma a comunicação entre todos pode ser eficiente?
- Como é que a entidade patronal poderá acompanhar o desempenho dos funcionários?
Assim, tendo esses aspetos em conta, apresentamos algumas ferramentas que podem ajudar a agilizar a comunicação.
5 FERRAMENTAS AO SEU DISPOR PARA FACILITAR O TELETRABALHO
Slack
O foco principal do Slack é precisamente facilitar que uma equipa de trabalhadores se possa reunir nas melhores condições, virtualmente. Para isso, disponibiliza canais de comunicação onde se torna ágil e simples trocar mensagens, informação, e ficheiros.
Se a sua empresa trabalha essencialmente a partir da partilha constante de ficheiros, não só entre o próprio corpo de trabalho, como também entre a empresa e os seus cliente ou fornecedores, o Slack poderá ser uma escolha acertada.
Permite também outra coisa essencial: a integração com as outras ferramentas de teletrabalho.
Skype
O Skype é bastante popular, e já existia muito antes da maior parte das ferramentas de que vamos falar neste artigo. É interessante verificar que o Skype se foi adaptando ao longo do tempo às necessidades dos utilizadores, e, também, ao mundo corporativo.
A principal vantagem do Skype é a possibilidade de equipas de trabalho realizarem videoconferências, e organizar tudo de forma a que tenhamos sempre os grupos de que fazemos parte disponíveis para poder conversar.
Outra funcionalidade interessante do Skype é que permite realizar várias vídeo conferências em simultâneo. Por exemplo, é possível participarmos numa através do computador e noutra através do telemóvel. Abona, sem dúvida, a favor do multitasking!
Zoom
Enquanto o Skype está mais conotado com o uso pessoal, o Zoom é claramente dirigido aos profissionais, mais concretamente às grandes empresas.
Oferece um serviço de grande qualidade, propondo-se oferecer uma grande qualidade de comunicações empresariais. Trabalha a partir de uma plataforma em nuvem que permite realizar videoconferências de forma totalmente confiável.
No Zoom, todas as pessoas que participam numa videochamada se conseguem ver, com muito baixa probabilidade de haver problemas de qualidade na transmissão.
Não interessa o número de participantes. Com o Zoom, podemos estar a conversar online com um sem número de pessoas ao mesmo tempo sem problemas. Mas há mais, com o Zoom poderá tirar partido de funcionalidades que permitem uma experiência muito interativa.
Poder-se-á dizer que para quem é exigente na questão das videoconferências profissionais, o Zoom é uma boa escolha.
Quanto aos riscos de falhas na segurança, poderá oferecer um nível bastante alto, se os utilizadores tiverem algumas preocupações como: atualizar constantemente o programa, utilizar sempre uma password associada ao utilizador, e gerir com precaução os acesso concedidos aos participantes.
Time Doctor
Digamos que todas as soluções anteriores respondem mais à primeira questão do que à segunda. De entre melhores ferramentas para facilitar o teletrabalho que permitam à entidade patronal poderá acompanhar o desempenho dos funcionários, conta-se o Time Doctor.
A questão de a entidade patronal conseguir monitorizar o trabalhador que trabalha a partir de casa é suscetível de, caso seja mal gerida, causar algum desconforto e mal estar de parte a parte.
Se bem usado, o Time Doctor pode ser eficiente não só a resolver esse aspeto como sobretudo para que os trabalhadores, ao preencherem os relatórios de trabalho se apercebam de que forma poderão melhorar o seu tempo útil de trabalho.
O Time Doctor não só acompanha o tempo total de trabalho realizado por todas as pessoas de uma equipa, como também dá uma análise detalhada de quanto tempo é gasto em cada projeto, cliente ou tarefa.
Trello
Por último, apresentamos uma ferramenta ideal para planeamento e acompanhamento de projetos conjuntos. Mais uma ferramenta dedicada a facilitar o trabalho em equipa à distância, o Trello é uma plataforma online que aposta num sistema único de gestão de projetos.
É possível e fácil adicionar novos projetos e, dentro de cada um, tarefas alocadas a determinadas pessoas. A ferramenta permite ainda definir datas de conclusão de cada etapa do projeto, e, em cada tarefa, anexar fotos, imagens e outros documentos.
Por outras palavras, imagine que transpunha os Post-it’s que estão espalhados na sua mesa de trabalho para um ecrã de computador. É isso que o Trello é.
Com estas ferramentas ao seu dispor, acreditamos que trabalhar à distância será muito mais simples e eficiente para todos os elementos da equipa!