Estratégias para melhorar a gestão de tempo de trabalho em 2021

O tempo é o recurso mais precioso de qualquer pessoa. Saber geri-lo é essencial para desfrutar dos momentos de lazer e para ser produtivo no trabalho. Agora que verificamos mudanças abruptas e profundas no mundo do trabalho devido ao impacto da pandemia, a gestão do tempo de trabalho é claramente um dos elementos afetados. 

O desafio para alcançar uma boa gestão de tempo de trabalho mudou

O espaço de trabalho diluiu-se para muitos trabalhadores e o espaço casa e o espaço trabalho passaram a ser um só. Se antes a gestão do tempo tinha, sobretudo, o objetivo de manter o equilíbrio entre esses dois elementos, certo é que agora a vida pessoal e profissional do trabalhador já não se encontra claramente separada. 

A forma como lidamos com o tempo de trabalho, a forma como o gerimos, diz muito mais sobre nós do que o que por vezes poderemos pensar. Todos somos diferentes na forma como escolhemos gerir o nosso tempo, seja no contexto pessoal, ou no profissional.

Uns preferem ter todo o tempo contado a conta gotas, sabendo exatamente quantas horas ou minutos vão dedicar a cada tarefa. Outros preferem esquecer o controlo do tempo e deixar que as tarefas demorem o tempo que for preciso a serem concluídas.

E embora não se possa afirmar que uma ou outra estratégia está certa ou errada, podemos, dentro do padrão de gestão de tempo de cada um, estabelecer estratégias que possam aumentar a sua produtividade e eficácia.

Se não gere o seu tempo, o seu tempo gere-o a si

Analise o seu tempo diário de trabalho, e perceba de que forma está a gastá-lo. Esforce-se por atribuir percentagens realistas de tempo às suas tarefas e rotinas: “estou a gastar 50% do meu tempo de trabalho em reuniões desgastantes via internet, 40% a enviar emails e, por fim, 10% em trabalho propriamente dito, ou seja, a produzir”.

Se conseguir obter um diagnóstico deste tipo, talvez se aperceba de que o uso que faz do seu tempo está a impedi-lo de produzir mais.

Os novos desafios de trabalhar a partir de casa – a parte positiva

A nível da gestão de tempo de trabalho para quem o faz em casa, nem tudo são más notícias. Sempre que se sentir mais apertado a nível de tempo e disponibilidade para trabalhar, lembre-se que agora poupa algum tempo em viagens, provavelmente diárias, e se o fazia em horas de ponta, poderemos estar a falar de duas ou três horas perdidas dentro de um automóvel ou de transportes públicos. 

Como começar a gerir o tempo em 2021? 10 dicas infalíveis

Depois de conseguir perceber como distribui o seu tempo de trabalho, nada como elaborar uma agenda com tarefas para ir tentando corrigir o que considera estar errado com a gestão do seu tempo de trabalho.

É mais importante do que nunca olhar várias vezes para esta lista durante o dia, pois estando a trabalhar em casa estamos sujeitos a mais distrações. O facto de não haver olhos e colegas e chefias por perto pode ter o efeito de nos relaxar demasiado.

Se um dos seus problemas for sentar-se na secretária de manhã e demorar muito a tempo a realmente começar a trabalhar, experimente elaborar sempre uma lista de tarefas no final do dia, para cumprir no dia seguinte.

Se nesse primeiro momento do dia já souber exatamente o que tem que fazer, é óbvio que vai começar a trabalhar mais prontamente.

Ter uma lista de tarefas é muito útil em qualquer ocasião, pois ajuda a compreender o que é importante e o que pode ser realmente deixado para depois. Selecione cuidadosamente o que realmente é prioritário, e estabeleça a ordem pela qual as tarefas deverão ser executadas.

A isto chama-se ser metódico. Naturalmente, deixe para primeiro o que é mais importante e urgente.

Por exemplo, envie primeiro todos os emails, antes de começar a enviar as SMS. Mantenha o seu telemóvel distante enquanto escreve os emails, para não se sentir tentado a fazer tudo ao mesmo tempo.

Poder ser tentador pensar que consegue fazer várias coisas em simultâneo, e bem, mas sendo realista, na maior parte das vezes isso não é boa ideia.

Isto porque ao fazê-lo, está a multiplicar as possíveis distrações: umas tarefas transformam-se em distrações em relação a outras.

Além do mais, começa agora a perceber-se que um dos efeitos colaterais do multitasking é a perda de qualidade na realização das tarefas, e que esta estratégia não é aplicável a trabalhos complexos.

Simplesmente atirar-se a uma tarefa até ela terminar, independentemente de durar muito mais do que o que deveria, é irresponsável.

Sentar-se a pensar na tarefa que vai abraçar e estabelecer um prazo para a completar é mais do que razoável, nem que seja para se obrigar a ser prático e usar o tempo de forma eficaz.

Alguém que é medíocre na gestão de tempo de trabalho só vai parar quando estiver mesmo cansado e já não conseguir continuar a trabalhar, e se isto poderia acontecer no escritório, que fará agora que trabalha em casa.

Devemos distribuir as pausas de forma a nunca trabalharmos demasiado tempo seguido, ou então corremos o risco de chegarmos à fadiga rápida e frequentemente. Lembre-se que gerir o tempo é, no fundo, gerir a sua energia (o seu recurso mais valioso, portanto).

Por exemplo, uma excelente forma de passar a gerir melhor o seu tempo de lazer é desligar todas as notificações do telemóvel a partir de uma determinada hora do dia.

Estabeleça, por exemplo, que a partir das 19h não está para ser incomodado por sms ou com notificações nas redes sociais. Se o assunto for urgente, com certeza que lhe irão telefonar. 

A DGAEP divulgou um estudo sobre teletrabalho da Administração Pública no período pandémico, no qual se concluiu por exemplo que a comunicação e a coordenação de equipas é a principal dificuldade sentida pelas chefias nestes tempos de teletrabalho.

Durante o horário de trabalho é importante que se discipline para estar sempre disponível para ser contactado sempre que precisarem de si.

Não se sinta obrigado a aproveitar esse tempo que gastava em deslocações para o local de trabalho para necessariamente trabalhar mais. Aproveite-o também para afinar a conciliação com a vida pessoal.

Se esta estiver equilibrada, a parte profissional sairá beneficiada.