Talvez fique surpreendido se lhe dissermos que gestão de tempo e produtividade nem sempre funcionam como “causa-efeito”, ou seja, o facto de controlar cada minuto do seu dia não é, afinal, a solução para conseguir fazer tudo.
Um cronograma meticuloso pode ser útil, sim, mas a obsessão com a eficiência traz desvantagens significativas. Muitas. Ter espaço para “respirar”, para o improviso, para preencher à medida das necessidades do dia, pode revelar-se precioso e essencial.
A gestão do tempo pode, então, ser contraproducente. Para ser mais produtivo, precisa de se libertar de tudo o que cause stress e ter liberdade para pensar. Só assim vai conseguir ter as melhores ideias e encontrar as melhores soluções. Afinal, uma agenda repleta de eventos deixa pouco espaço para o pensamento criativo.
Dicas para uma melhor gestão de tempo e produtividade
Não podemos dizer que a relação entre gestão de tempo e produtividade não passa de um mito, pois funciona, para alguns. Porém, em áreas de trabalho, nomeadamente artísticas/criativas, essa relação nunca (ou muito dificilmente) poderá ser sinónimo de qualidade.
Se é o seu caso, então, opte por organizar a sua agenda com alguns momentos essenciais do seu quotidiano, como 15 minutos de meditação ou 10 minutos para tomar um café. Estabeleça objetivos e prioridades, mas liberte-se da pressão do tempo. Apresentamos-lhe 3 dicas a considerar que o podem ajudar.
1. Seja claro relativamente às suas expectativas
Seja explícito em relação às suas expectativas, ao que espera dos seus colegas de equipa e ao que eles podem esperar de si. Com boa comunicação, definição clara de tarefas e expectativas vai ser mais fácil trabalhar e atingir os objetivos.
Reserve algum tempo para definir exatamente o que pretende fazer e o que espera que cada um dos elementos do grupo faça, dentro de um período de tempo específico. Considere, no entanto, um prazo razoável, com alguma margem. Se for necessário prolongar esse prazo, diga-o e redefina as expectativas com a equipa.
Saiba distinguir entre qualidade e perfeição. Não almeje o impossível, isso vai acabar por causar demasiada pressão, levar ao bloqueio e, por sua vez, ao atraso.
2. Não encare tudo como urgente
Se encarar cada tarefa como urgente, em primeiro lugar, vai ficar assoberbado de trabalho. Mais tarde, vai perder a motivação e relativizar tudo, mesmo quando for, de facto, urgente. A velha máxima “isto é para ontem” não ajuda em nada ao desenvolvimento positivo do trabalho. Pelo contrário, causa pressão e conduz, facilmente, ao bloqueio.
Perceba o que é realmente importante fazer primeiro e no mais curto espaço de tempo possível, mas aprenda também a dizer não e ter/dar prazos realistas.
Evite lançar o caos. Em caso de necessidade, procure um espaço alternativo ou algo que o ajude a concentrar-se a 100%. Dessa forma vai conseguir produzir e, certamente, cumprirá os objetivos dentro da data.
3. Dê espaço ao pensamento criativo
A comum obsessão com a eficiência invade o espaço necessário para o pensamento criativo. Ao longo do seu dia, encaixe na sua agenda períodos de tempo para pensar, refletir, divagar, meditar, para se inspirar, e assim, fazer fluir ideias. O simples ato de “desligar”, por poucos minutos que seja, vai refletir-se na sua produtividade.
É tentador maximizar todos os momentos com o objetivo de aumentar a eficiência, mas ao fazer isso, estará a conseguir o inverso. Quando, intencionalmente, reserva um tempo para pensar, em vez de fazer, está a evitar que as pressões sufoquem a sua criatividade, a sua motivação, o seu trabalho.
Assim, gestão de tempo e produtividade caminham lado a lado, mas não são a combinação perfeita para o sucesso. Mais do que um prazo, para um bom resultado no mais curto espaço de tempo possível, é essencial reunir condições que promovam a criatividade, o conforto e a concentração.
Estes são, efetivamente, dois fatores importantes e que merecem atenção para alcançar o sucesso, mas devem ser tidos em conta como elementos individuais, e não como um conjunto. Portanto, para atingir os objetivos propostos, é essencial que se liberte da pressão da execução das tarefas no mínimo tempo possível. Por sua vez, foque-se em criar as melhores condições para que a gestão de tempo e produtividade sejam aliados e não inimigos.