Os prazos variam, mas a verdade é que todas as pessoas e empresas devem guardar documentos do IRS durante alguns anos. Para que não tenha azares, esclarecemos que documentos deve manter a salvo, durante quanto tempo e porquê.
Porque deve guardar documentos do IRS
Quando entregamos a declaração do IRS ficamos com a sensação de estarmos livres relativamente às contribuições do ano anterior. Isso não é bem verdade, porque o Fisco pode fazer uma inspeção e pedir-nos os documentos que tenham sido implicados em alguma declaração feita em anos anteriores.
Quando, em caso de inspeção, os documentos lhe são solicitados, deve apresentá-los no prazo de 15 dias. Este período poderá ser prolongado para 25 dias, caso o contribuinte alegue dificuldade em obter os documentos solicitados.
Segundo a Deco, quem costuma ser alvo de fiscalização são:
- Contribuintes com despesas avultadas ou que declaram investimentos em aplicações com benefícios fiscais (PPR);
- Trabalhadores independentes com resultados negativos em vários anos consecutivos;
- Casais que comecem a entregar declaração de IRS em conjunto;
- Contribuintes denunciados.
Ainda assim, a maior parte dos inspecionados são sorteados. Caso não tenha tido o cuidado de guardar documentos do IRS que lhe venham a ser solicitados pela Autoridade Tributária, poderá haver consequências porque não terá como comprovar o que quer que seja que o Fisco esteja a fiscalizar.
Porém, não há forma de prever quais serão as consequências concretas, porque dependerão de caso para caso.
Que documentos guardar?
Quando dizemos que deve guardar documentos do IRS referimo-nos às faturas de despesas que tenha declarado, como aquelas que se tem com a educação, alimentação, alojamento, saúde, entre outras.
O E-Fatura veio melhorar muito esta tarefa porque, supostamente, todas as faturas ficam automaticamente registadas no portal. Nesse caso, os especialistas aconselham a guardar as faturas em papel até à liquidação da declaração dos rendimentos. Todas as que tenha introduzido manualmente deve guardar pelos períodos que indicaremos de seguida.
Para que os documentos se conservem em bom estado, sugerimos que os fotocopie ou digitalize. Assim vai tê-los sempre disponíveis e apresentáveis.
Prazo para guardar documentos do IRS
Há dois prazos para guardar documentos do IRS, para contribuintes distintos:
1. As pessoas singulares devem preocupar-se em guardar documentos do IRS por 4 anos, que é o período em que a Autoridade Tributária poderá fazer uma fiscalização.
2. Já as empresas devem guardá-los por 12 anos, para evitar problemas com o Fisco. Os documentos das empresas relativos ao apuramento do IVA devem ser guardados por 10 anos.
