Noutros tempos, guardar as faturas do IRS era um desafio para os menos organizados: o Estado pedia aos contribuintes que guardassem o comprovativo em papel de todas as despesas durante, pelo menos, dez anos.
Hoje, graças à digitalização dos processos burocráticos, a exigência já não é igual.
Ainda não é a altura de esvaziar as gavetas: continuamos a ter de guardar as faturas do IRS para apresentá-las às Finanças se formos convocados.
Mas já não precisamos de guardar todos os comprovativos e os prazos também ficaram mais curtos.
Porquê guardar as faturas do IRS?
As faturas com número de contribuinte são o comprovativo que temos de tudo o que comprámos, quando, a quem e por quanto dinheiro. Para o Estado – ou, em particular, para a Autoridade Tributária (AT) -, as faturas são a única forma de comprovar que a venda/compra de facto ocorreu e que cliente e vendedor prestam informações coincidentes ao Fisco.
A importância de garantir que cliente e vendedor prestam informações coerentes está na necessidade de assegurar a cobrança devida de impostos – que nem o vendedor declare vendas que não fez, nem o contribuinte peça dedução de despesas que, na realidade, não teve.
As vantagens das faturas eletrónicas
Quando, em consequência da digitalização dos serviços do Estado, foram implementadas as faturas eletrónicas, todo o processo de verificação fiscal ficou mais eficiente e já não é preciso guardar todas as faturas do IRS.
Hoje, quando um consumidor faz uma compra, a fatura dessa transação é registada pelo vendedor num sistema informático e comunicada, por via eletrónica, à Autoridade Tributária até ao dia 12 do mês seguinte àquele em que a transação aconteceu. Estes dados são depois catalogados pela AT: a mesma fatura fica registada no processo do vendedor e no portal E-Fatura do cliente.
Em que situações deve guardar as faturas do IRS?
Agora que todo o sistema está digitalizado, só é necessário guardar as faturas em papel se houver algum desencontro entre a informação prestada pelo contribuinte e a informação prestada pelo vendedor.
Se não houver desalinhamento – ou seja, se o consumidor confirmar que a fatura foi devidamente registada no portal E-Fatura e corretamente imputada para efeitos de dedução à coleta -, os comprovativos em papel podem ser descartados.
Mantêm-se, então, as seguintes situações em que é preciso guardar as faturas do IRS:
O contribuinte tem de identificar manualmente a área económica do vendedor
É preciso guardar as faturas do IRS quando elas aparecem no E-Fatura sem área económica associada e o contribuinte tem de completar o processo à mão. Isto acontece quando o vendedor tem vários Códigos de Atividade Económica (CAE). A fatura em papel serve para provar às Finanças que a imputação da área económica foi feita corretamente e que a despesa é elegível para dedução à coleta.
A exceção vai para as faturas que o contribuinte defina como “outros bens e serviços”, que, por não serem dedutíveis à coleta, não serão escrutinadas. Nestas, não é preciso guardar as faturas do IRS.
O vendedor não regista a fatura
Nos casos em que o contribuinte regista uma fatura no E-Fatura, mas o vendedor não cumpriu a mesma obrigação até ao dia 25 de fevereiro do ano seguinte, o contribuinte é obrigado a guardar a fatura em papel para poder apresentar à AT quando for chamado a esclarecer o caso.
Durante quanto tempo é preciso guardar as faturas do IRS?
Todas as faturas que o contribuinte impute manualmente a uma área económica que dê direito a dedução à coleta devem ser guardadas durante quatro anos. O mesmo se aplica às faturas que o contribuinte registou no E-Fatura, mas o vendedor não confirmou o mesmo registo.
As faturas que foram registadas pelo consumidor e, mais tarde, pelo vendedor, não precisam de ser guardadas em papel a partir do momento em que ambas as partes forneceram a mesma informação à AT.
Como guardar as faturas do IRS?
Apesar de a digitalização dos serviços tributários ter vindo a dispensar os contribuintes de guardarem muitas faturas, alguns documentos ainda têm de ser mantidos em arquivo – e quatro anos é muito tempo.
Para não se perder no meio de tantos papéis, a melhor forma de se organizar é catalogando as faturas que tiver. Organize um dossier com separadores e atribua cada separador a uma área económica dedutível na coleta (despesas gerais e familiares, saúde, educação, cabeleireiros e salões de estética, reparação de automóveis, alojamento e restauração, imóveis, lares, veterinários, transportes públicos e ginásios), mais um para as faturas que tiver comunicado à AT, mas o vendedor não.
Na hora de arquivar faturas, organize-as por data: as mais antigas primeiro, as mais recentes no fim. Assim já sabe que, sempre que tiver de adicionar uma fatura ao dossier, basta colocá-la no fim do respetivo separador.
Quando (e se) for chamado pela AT a apresentar as faturas, será muito mais fácil recuperar documentos específicos e tornará o processo todo mais eficiente.
Artigo originalmente publicado em maio de 2022. Última atualização em fevereiro de 2024.
