A monitorização do horário de trabalho e do registo de assiduidade de cada funcionário é uma das principais obrigações da equipa de recursos humanos da empresa.
De facto, trata-se de um dos trabalhos mais difíceis. Afinal, não é propriamente fácil e agradável estar a pedir sistematicamente a todos os colaboradores para preencherem o seu registo de tempo de trabalho para garantir que o fazem.
No entanto, controlar o registo de assiduidade e o horário de trabalho é de extrema importância e por isso mesmo, não pode ser colocado de parte. É fundamental quer para os colaboradores, como para o empregador saber as horas trabalhadas por dia.
Afinal, estas afetam de uma forma direta o bem-estar da empresa, os salários e o valor pago por horas extraordinárias. Além disso, representam ainda o comprometimento de cada colaborador, a assiduidade e a pontualidade.
6 aspetos importantes sobre o horário de trabalho e registo de assiduidade
Encontrar a melhor maneira para controlar o horário de trabalho e fazer o registo de assiduidade dos colaboradores deve ser uma das prioridades de qualquer empresa. Contudo, como existem já diversas opções distintas para o fazer, nem sempre é fácil.
Como todos sabemos, os trabalhadores encontram-se obrigados ao cumprimento de um horário de trabalho. E tal como refere o artigo 200º do Código do Trabalho, trata-se da determinação das horas de início e fim do período normal de trabalho diário, considerando-se ainda o intervalo de descanso (de 1 a 2 horas) e o descanso obrigatório.
O que quer isto dizer que, o horário de trabalho delimita o período normal de trabalho diário e semanal.
Ora, ao fazê-lo, obriga consequentemente a que se proceda ao registo de tempos de trabalho de forma a permitir que se apure o verdadeiro número de horas de trabalho, tanto diário como semanal, prestadas por cada trabalhador.
Assim, compreende-se que o registo de tempos de trabalho deva conter a indicação das horas de início e de termos do tempo de trabalho. Não esquecendo as interrupções e os intervalos que não devam ser tidos em consideração.
As regras sobre o registo do tempo de trabalho
“O empregador deve manter o registo dos tempos de trabalho, incluindo dos trabalhadores que estão isentos de horário de trabalho, em local acessível e por forma que permita a sua consulta imediata”.
Artigo 202º do Código do Trabalho
Desta forma, o registo é usado para determinar as horas de início e fim do tempo de trabalho. Além disso, ajuda ainda a monitorizar todas as possíveis interrupções e intervalos, permitindo apurar o número de horas de trabalho prestadas por cada colaborador, por dia e semana.
A obrigatoriedade desta tarefa é bastante clara tendo por base a legislação existente. O que significa que, independentemente do regime de horário definido pela empresa, todos os colaboradores estão obrigados a picar o ponto.
A importância do registo do tempo de trabalho
Registar o tempo que trabalha é crucial para que seja possível contar as horas que cada funcionário trabalha e claro, para calcular o trabalho suplementar. Ou seja, as horas extraordinárias pelas quais o trabalhador tem direito à remuneração.
O que diz a lei sobre os limites máximos do período normal de trabalho
O tempo de trabalho que o colaborador se obriga a prestar é denominado nos termos da lei por período normal de trabalho e está sujeito a limites máximos.
De acordo com o artigo 203º do Código do Trabalho, este não pode exceder, salvo nas situações legalmente previstas, as oito horas diárias e as quarenta horas semanais.
No entanto, os limites máximos podem ser reduzidos por instrumento de regulamentação coletiva de trabalho, salvaguardando a lei que daí não pode resultar diminuição da retribuição dos trabalhadores.
Deveres do trabalhador
Entre os deveres a que o trabalhador está obrigado no âmbito da relação laboral, está precisamente o de comparecer ao serviço com assiduidade e pontualidade.
À semelhança da violação de qualquer outro dever profissional, também a violação do dever de pontualidade e assiduidade acarreta consequências, tanto a nível disciplinar como, neste caso em particular, no que respeita aos efeitos da falta injustificada.
Desde logo, porque quando se trata de uma falta injustificada, esta determina a perda da retribuição correspondente ao período de ausência. Por sua vez, também não é contada para efeitos de antiguidade do trabalhador (artigo 256º do Código do Trabalho).
Se se tratar de uma infração disciplinar, esta é agravada quando o trabalhador falte injustificadamente a um ou meio período normal de trabalho diário, imediatamente anterior ou posterior a um dia ou meio-dia de descanso ou feriado.
Nestes casos, o período de ausência a considerar para efeitos de perda de retribuição abrange também os dias ou meios-dias de descanso ou feriado, imediatamente anteriores ou posteriores ao dia da falta injustificada.
Como fazer o registo de assiduidade e do tempo de trabalho?
O trabalhador é responsável pela contagem das suas horas trabalhadas e, para tal, deve ter a sua própria folha de presença. Este documento deverá conter informações como o seu nome completo, a NIF, a função na empresa, a equipa e o mês em questão.
Embora esta seja uma responsabilidade do trabalhador, é também da responsabilidade do empregador disponibilizar os meios adequados para tal. Assim, podem ser várias as soluções para registar o horário de trabalho e a assiduidade de cada colaborador:
- Sistemas de assistência móvel;
- Folhas de presença em Excel;
- Cartões deslizantes para registo de entrada e saída na parede;
- Existência de um software instalado em todos os computadores;
- Sistema com código QR ou reconhecimento facial para picar o ponto;
- Guia para a implementação de controlo de horas;
- Software para controlo de assiduidade na nuvem.
Além disso, saiba ainda que é da obrigação do empregador manter os registos dos tempos de trabalho por 5 anos (período durante o qual a Inspeção Geral do Trabalho pode pedir os documentos).
Teletrabalho: como é feito o registo?
Neste caso, o registo pode ser feito através do envio de e-mail, mensagem de texto, Skype ou através de ferramentas específicas para este fim (sendo que estas devem respeitar a privacidade do colaborador).
Existem várias aplicações e softwares criados e implementados em várias empresas para que seja possível o registo do tempo de trabalho em regime remoto.
Tal é crucial para garantir que o trabalhador não está a exceder os limites de horas estabelecidas por lei e para garantir o bem-estar e saúde de cada profissional.