Lista de tarefas: conheça as nossas dicas e sugestões de ferramentas

Lista de tarefas: tem dificuldade em organizar uma? Damos-lhe algumas dicas e sugestões de ferramentas para que se possa organizar melhor. Na verdade, uma lista de tarefas é eficaz no sentido de rentabilizar melhor o seu tempo, usando ferramentas de organização.

E com tudo o que tem para fazer, organizar o seu dia de modo a torná-lo mais rentável e produtivo é, sem dúvida, uma das melhores coisas que pode fazer por si.

Lista de tarefas: dicas essenciais

O “Método Eisenhower” ficou assim conhecido por ser usado pelo ex-presidente norte-americano Dwight Eisenhower. Este método tem por base a separação de tarefas na lista, dividindo-as em quatro categorias, de modo a poder avaliar se a tarefa necessita de atenção imediata:

1. “Urgente / importante”;
2. “Não urgente / importante”;
3. “Não importante / urgente”;
4. “Não importante / não urgente”.

Crie uma lista de tarefas que seja realista. Assim, pondere o que a sua lista deve efetivamente conter, em vez de simplesmente a encher com coisas a fazer que não fazem, na verdade, sentido para si e que desviarão o seu foco do que precisa realmente fazer como prioridade.

Seja disciplinado e pense que necessita de concluir todas as tarefas da lista até ao fim do dia. À medida que vai fazendo cada tarefa programada, verá os tópicos da sua lista a diminuir e isso dar-lhe-á um estímulo para continuar a percorrer as tarefas até ao fim da lista, já não parecendo algo interminável e tão penoso.

Durante o seu dia, poderão existir situações de imprevisto que o levarão a temporariamente desviar-se da sua lista de tarefas. No entanto, assim que essas situações não planeadas forem resolvidas, volte a centrar-se na sua lista de tarefas, procurando cumprir tudo que nela está exposto até ao fim do seu dia.

Aqui o truque passa por fazer um esforço para se concentrar nos objetivos e nas ideias mais específicas para os resolver, e redigir desde logo ações concretas em vez de objetivos. Particularmente nas situações em que os projetos necessitam de passar pela mão de várias pessoas, evitar ser vago pode ajudar e muito. 

Ser vago pode trazer alguns problemas, como o de passar a ideia para os outros de que está à espera que alguém resolva o problema por si. Por exemplo, em vez de escrever “ melhorar o acesso ao escritório” opte por “ contratar engenheiro civil”.

Indicar prazos para as tarefas é importante, mas pode não ser suficiente. Mesmo que tenha que fazer alguns ajustes a posteriori, prever o tempo que determinada tarefa irá ocupar poderá ser muito útil. 

Aponte horários, faça trajetos, aponte locais, etc. Indique a que horários determinado serviço se encontra disponível para evitar que alguém tenha que perder tempo e se desloque aos sítios na altura errada. 

Da mesma forma é importante impor limites de horário – provavelmente não fará sentido perder mais do que duas horas a fotocopiar um livro, por isso encaixe essas duas horas em outras igualmente produtivas. Não ceda à tentação de despender um dia inteiro para essa tarefa.

Algumas ferramentas que pode usar

O Google Keep é muito útil para partilhar uma lista de tarefas a fazer. Pode ser uma lista de supermercado ou até mesmo uma check-list das coisas que terá de levar numa viagem que vai fazer. Efetivamente, este recurso é fundamental para que possa organizar a sua informação quotidiana e não deixar nenhuma tarefa por fazer.

O Trello é uma ferramenta de trabalho bastante usada nas agências de viagens e de marketing, assim como um pouco por todo o mundo de negócios. Esta ferramenta destaca-se porque constitui uma ajuda única na organização de projetos em forma de lista. Funciona com o conceito cartas (cards), quadros (boards) e listas (lists). A partir daqui, pode usar estes elementos da melhor forma, de acordo com as suas necessidades.

O Todoist tem um design muito simples, podendo ser outra ajuda preciosa na organização pessoal do seu dia a dia. Pode elaborar a sua lista de tarefas e aceder à mesma onde estiver. Pode usar a Todoist para organizar as suas tarefas pessoais e aquilo que tem efetivamente de fazer e que não pode ficar esquecido.

O Microsoft To Do tem a vantagem de ser verdadeiramente simples, o que facilita imenso a criação da sua lista de tarefas diárias. Através desta ferramenta, poderá separar cada lista por semana, por dia, ou até mesmo por assunto, que se trate de lista relacionada com o trabalho, com a sua casa, com os seus estudos, etc.

O Microsoft To Do também oferece sugestões inteligentes com base nas suas listas de tarefas. Pode ainda ser usado de forma integrada com a Cortana, com o Outlook ou outras Apps do Microsoft 365.

A Evernote é uma app de organização que nos permite delinear e concretizar objetivos. Pode ser usado via web, através do browser, em versão mobile ou ainda no computador pessoal. 

Como principais vantagens, o Evernote permite nunca perder dados, uma vez que salva tudo automaticamente, em qualquer uma das suas versões. Além disso, oferece a possibilidade de partilhar a informação de forma fácil e intuitiva com outros utilizadores.