Mapa de Km: o que é e o que deve ser feito pelas empresas

Na era digital em que vivemos, a gestão eficiente das despesas empresariais é essencial para o sucesso de qualquer negócio. Um dos aspetos cruciais dessa gestão é o controlodos quilómetros percorridos pelos veículos da empresa.

Mas afinal, o mapa de km é obrigatório para as empresas? A Tickelia, especialista em gestão de despesas empresariais, esclarece esta questão.

O que é o Mapa de Km?

O mapa de km é um registo detalhado dos quilómetros percorridos pelos veículos da empresa. Este documento inclui informações como a data, o destino, o motivo da viagem e o número de quilómetros percorridos. É uma ferramenta essencial para a gestão de despesas e para a conformidade com a legislação fiscal. 

A sua exigência surge no contexto da legislação fiscal portuguesa, que visa garantir a correta declaração e dedução de despesas relacionadas com o uso de veículos e os elementos que constam no mapa encontram-se referidos na alínea h) do n.º 1 do art. 23.º-A do CIRC.

As empresas foram forçadas a adotar práticas mais rigorosas de registo e controlodas suas despesas de viagem. Esta mudança não só ajudou a garantir a conformidade legal, mas também impulsionou a eficiência operacional. Com um registo preciso dos quilómetros percorridos, as empresas puderam identificar padrões de uso e otimizar a gestão da sua frota.

Quais os limites fiscais relativos ao mapa de km?

Na construção do mapa de km existem preços estabelecidos a pagar por quilómetro.

O Orçamento de Estado de 2024 eliminou os cortes nas ajudas de custo e subsídio de transporte à Função Pública. Esta alteração resulta da alínea d) do artigo 317.º da Lei do Orçamento de Estado para 2024, que revoga o artigo 4.º do Decreto-Lei n.º 137/2010, de 28 de dezembro, artigo esse que aprovou medidas adicionais de redução de despesa com vista à consolidação orçamental prevista no Programa de Estabilidade e Crescimento para 2010-2013, e repõe os valores das ajudas de custo e subsídios de transporte previstos na Portaria n.º 1553-D/2008, de 31 de dezembro.

Desta forma, viram-se alterados os valores de referência máximos, de isenção de tributação em sede de IRS e Segurança Social, para as ajudas de custo e compensação por utilização de viatura própria. Os valores são os seguintes:

As ajudas de custo com as deslocações têm um valor diário, que tem como base o salário do trabalhador. O abono pode ser pago na totalidade ou em parte.

No caso de deslocações diárias, o abono a ser pago tem em consideração o período do dia no qual foi efetuada a deslocação. Segundo a legislação das ajudas de custo, o valor é o seguinte:

• 25% se abranger, ainda que parcialmente, o período compreendido entre as 13 e as 14 horas, para fazer face a despesas de almoço.
• 25% se abranger, ainda que parcialmente, o período compreendido entre as 20 e as 21 horas, para fazer face a despesas de jantar.
• 50% se implicar alojamento (caso o funcionário não tenha meios para regressar a casa até às 22 horas).

Se falarmos de deslocações por dias sucessivos, o valor é variável mediante as horas de partida e chegada do colaborador. 

Existem, de igual forma, valores de referência máximos para as ajudas de custo com deslocações em Portugal e no estrangeiro:

Como é que uma solução de gestão de despesas empresariais como a Tickelia pode ajudar?

Com uma vasta experiência no mercado, oferecemos soluções inovadoras que ajudam as empresas a gerir as suas despesas de forma eficiente e a cumprir as suas obrigações legais.

A nossa missão é simplificar a gestão financeira e operacional das empresas, proporcionando-lhes as ferramentas necessárias para o sucesso.