A mensagem out of office – ou de ausência do escritório – é muito importante.
Para quem o e-mail é uma ferramenta essencial de trabalho há que saber como deixá-lo em stand by sempre que é preciso, para poder aproveitar um fim de semana prolongado, pelas festas, para gozar umas merecidas férias ou por outra razão igualmente válida.
Uma mensagem out of office a informar quem possa tentar contactá-lo da sua ausência representa um especial cuidado e consideração pelos outros, ao mesmo tempo que lhe garante descansar, de facto, sem a preocupação de responder a algum pedido “urgente”.
Dependendo da área profissional em que atua, a mensagem out of office ou resposta automática de e-mail pode ser mais formal ou mais criativa, ainda que sempre curta e sem exageros. Considerando também as pessoas com quem comunica diariamente, deverá ser escrita num ou em diferentes idiomas (em Português e Inglês, por exemplo).
Nem sempre é fácil encontrar as palavras certas, mas não precisa de perder muito tempo. Veja algumas dicas a considerar no momento de criar a sua mensagem out of office.
Como criar a mensagem out of office perfeita
Para que serve / quando usar
Uma mensagem out of office é importante sempre que precise de se ausentar do seu posto de trabalho e não possa/queira aceder ao e-mail. Seja por motivo de férias, em épocas festivas, dias especiais (casamento, aniversário, outros) ou até por doença, tenha o cuidado de preparar uma mensagem para comunicar a sua ausência àqueles que tentem contactá-lo.
Pode (e deve) escrever mensagens para ocasiões/necessidades diferentes. Não perde nada em fazê-lo, pelo contrário.
7 dicas para criar a sua mensagem out of office
Não precisa de perder muito tempo a criar um out of office perfeito. Basta ter alguns cuidados e apresentar uma mensagem clara. Se quiser (e puder) dar um toque de criatividade, tanto melhor.
Considere as seguintes dicas.
1. Seja claro
Em primeiro lugar, a mensagem deve ser clara e indicar com exatidão as datas e/ou horas exatas da sua ausência. Não queira correr o risco de ir de férias e deixar o e-mail a encher-se de mensagens sem resposta.
2. Seja breve
Use uma mensagem curta. Seja breve e útil. Caso haja alguém que possa substitui-lo na sua ausência indique o nome e o contacto da pessoa.
3. Avise aos colegas
Claro que é simpático apresentar uma alternativa ao seu destinatário, em caso de necessidade urgente. No entanto, certifique-se de que teve o cuidado de avisar o(s) seu(s) colega(s) que indicou para o efeito. Caso escreva algo como: “Vou estar fora, por favor contacte o Júlio Sousa”, avise o Júlio que lhe vai dificultar a vida nas próximas duas semanas.
4. Evite ser engraçado
Pode até ter alguma graça, mas evite, a todo o custo, ser engraçado. Isso pode não ser do agrado de quem lê.
Não escreva, por exemplo: “Estou de férias! Mas esperemos que quando voltar, tenha um humor melhor do que aquele que tive na última reunião!”
Tenha alguma moderação.
5. Seja criativo
Optar por uma mensagem um pouco diferente, com um toque de criatividade pode ser interessante e até adequado se trabalha numa área que o exija.
Com mais ou menos originalidade, dependendo do setor de atividade, crie “a sua” mensagem out of office.
6. Evite, a todo custo, os erros ortográficos
Certifique-se que não há erros ortográficos na sua mensagem. Leia com atenção e peça a outras pessoas que o façam. Verifique novamente. Para além de revelar falta de cuidado, pode ser embaraçoso.
7. Evite o detalhe
Uma mensagem curta e direta é sempre a melhor ideia. Porém, se realmente pretende explicar a razão da sua ausência, não exagere, não se gabe, não seja arrogante ou aborrecido.
Por exemplo, se tiver o privilégio de ir passar a sua lua de mel num dos destinos mais invejados do mundo, durante quatro semanas sem pagar nada, não precisa de partilhar com os outros a sua sorte grande. Ninguém quer saber.
