Sabe o que não deve fazer no título do email, para garantir que o conteúdo é lido? Talvez nunca tenha pensado nisso. Porém, sobretudo se o assunto for de âmbito profissional, há alguns cuidados a ter em conta.
Antes de mais, é importante perceber que o email é uma das ferramentas de comunicação atual mais eficazes, especialmente em contexto profissional.
No entanto, em muitos casos, o volume diário de mensagens ultrapassa (e muito) a capacidade de atenção e tempo do destinatário. Para ajudar a gerir tanta informação e garantir uma comunicação eficaz, precisa de saber o que não deve fazer no título de email.
É certo que nem sempre é fácil resumir em poucas palavras o subject de uma mensagem de correio eletrónico. Ainda assim, há alguns aspetos que devem estar sempre presentes no momento de decidir o que escrever. É importante que seja claro, breve, que chame a atenção, desperte a curiosidade e, mais importante, que leve à ação de abrir e ler. Para isso, o titulo deverá ser, simultaneamente, informativo e apelativo.
Há que perceber que no mundo do trabalho são muitos os emails que chegam à caixa do seu destinatário. O volume aumenta proporcionalmente à responsabilidade. Assim, há que ter em conta algumas dicas que permitam à sua mensagem destacar-se entre muitas, saber muito bem o que deve e o que não deve fazer no título de email.
O que separa uma mensagem lida e respondida de uma que vai imediatamente para o lixo ou que é ignorada e esquecida é, simplesmente, o assunto. Isso pode custar-lhe, por exemplo, a perda de um negócio.
Para tornar mais eficaz a sua comunicação e garantir o feedback, descubra o que não deve fazer no título do email e porquê.
8 COISAS A EVITAR NO TÍTULO DO EMAIL
Quando escrever um email de trabalho importante que quer mesmo que seja visto e respondido, no momento de escrever o assunto/subject, evite:
1. Informação vaga
Um título de email vago é algo que não explica, minimamente, a que se refere. Escrever apenas “contacte-me” ou “ligue-me” não indica o assunto a que se refere e pode ser facilmente entendido como más notícias.
Em contexto profissional e, em especial, de negócios, se deseja que o destinatário da sua mensagem entre em contacto consigo, o melhor será acrescentar algo mais, de modo a especificar o tema. Escreva, por exemplo, “Por favor, ligue-me. Tenho boas notícias.”
Caso pretenda obter uma opinião, em vez de “preciso da sua opinião”, escreva “pedido de opinião sobre X”. Seja preciso e claro. Especifique o assunto.
2. Ser demasiado informal
Se falamos de um título de email de trabalho, o ideal será evitar ao máximo as informalidades e optar por manter um tom profissional e sério. Caso contrário, poderá colocar em causa a credibilidade e a importância da mensagem.
Este é um erro comum, sobretudo quando existe alguma proximidade com o destinatário. Mas lembre-se que se trata de trabalho. Portanto, esta é uma primeiras dicas a considerar entre o que não deve fazer no título do email.
3. Expressões que causam ansiedade
Por mais importante que seja uma informação, nunca deverá escolher palavras que possam causar ansiedade ou stress no destinatário. Utilizar expressões como “URGENTE!!!” ou “Necessária resposta urgente!” para o subject de um email, é exagerado e totalmente desadequado.
Na verdade, para assuntos realmente urgentes, o melhor é usar um outro meio de contacto, como o telefone. Este ponto leva-nos ao próximo erro a evitar.
4. Usar maiúsculas e pontuação excessiva
Ainda que se trate de uma notícia super importante e a qual deseja partilhar com entusiasmo, escrever em maiúsculas é o equivalente a gritar com a pessoa que está a ler. Se a isso acrescentar vários pontos de exclamação, estará a atingir o limite do exagero e a dar um ar muito pouco profissional. Não será isso que vai tornar a sua mensagem mais apelativa. Evite.
5. Colocar muita informação
O campo do assunto destina-se a descrever muito resumidamente o tema da mensagem de correio eletrónico. Não deve ser usado para escrever a mensagem toda, isso deve ser feito no corpo do email propriamente dito.
Para além disso, um título curto permite uma visualização mais fácil, nomeadamente em dispositivos móveis, tão usados para consulta de email.
6. Desperdiçar o tempo de quem o lê
No seguimento do ponto anterior, entre o que não deve fazer no título do email, está o uso de palavras desnecessárias ou supérfluas. Evite toda e qualquer palavra que não acrescente algo realmente válido ao assunto de um email que pretende que seja realmente lido e respondido.
7. Dificultar a pesquisa
Muitas vezes, vários emails são trocados sobre assuntos que se estendem ao longo de algum tempo. Para evitar que fiquem “perdidos” entre todos os outros, o ideal será escolher palavras-chave (pelo menos uma) facilmente relacionadas a um determinado assunto, facilitando, assim, a sua pesquisa na caixa de correio. Outra coisa que poderá fazer é criar uma pasta e guardar lá dentro todos os email relativos a um tema específico.
8. Erros ortográficos
De tudo o que não deve fazer no título do email, esta é a dica mais básica, mas sempre fundamental, e vale quer para o título, quer para o conteúdo. Enviar um erro ortográfico logo no assunto pode mesmo implicar que a sua mensagem de correio eletrónico não seja sequer aberta.
Preste igualmente atenção às gralhas. A pressa é inimiga da perfeição e qualquer falha pode comprometer algo importante, começando pela sua imagem.
Antes de enviar, releia o que escreveu com muita atenção e certifique-se de que está tudo escrito corretamente.
Agora já sabe o que não deve fazer no título do email. Considere estas 8 boas práticas e vai ver que consegue mensagens mais eficazes.
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