Sabe o que não fazer numa reunião de trabalho? Alguma vez pensou a sério sobre isso?!
Goste-se ou não delas, as reuniões fazem parte do dia-a-dia de qualquer profissional. Umas vezes são mais rápidas e outras mais demoradas, por vezes são eficientes e outras nem por isso. Mas a verdade é que todos os profissionais têm que participar em reuniões de trabalho e – mais importante ainda – têm que manter uma boa postura durante essas mesmas reuniões. Afinal, (como bem sabe) no mundo laboral atual os profissionais estão sujeitos a avaliações e análises constantes. E se uma boa postura pode servir para passar uma boa imagem e até impressionar os seus pares, chefias e/ou clientes; uma má postura ou um comportamento menos adequado terá (obviamente) o efeito contrário.
O que não fazer numa reunião de trabalho?
Ainda que muitas reuniões sejam uma verdadeira perda de tempo, outras há (e são muitas) que são momentos importantes para a empresa e seus profissionais. São estes momentos (as boas reuniões) que servem para tomar decisões importantes para o dia-a-dia da empresa, ou para partilhar de forma rápida e fácil informação importante para o trabalho dos profissionais, para resolver problemas, definir planos de ação ou dar feedback sobre o progresso de um ou vários projetos em curso, por exemplo.
No entanto, podem ser um “pau de dois bicos”. É que se por um lado podem ser um bom momento para se destacar, por outro também podem ser o cenário perfeito para causar uma má impressão. E não é preciso muito. Além dos erros mais grosseiros, há outras “pequenas” coisas que simplesmente não deve fazer.
1. Não aparecer e não avisar
Não, não, não! Certo, imprevistos acontecem e pode ver-se impossibilitado de comparecer, mas se isso acontecer, pelo menos avise a pessoa que está a organizar/coordenar a reunião, para que essa pessoa possa decidir se a reunião se mantem ou se reagenda ou se (caso seja possível) nomeia outra pessoa para participar na reunião em seu lugar. Não assuma simplesmente que a reunião vai acontecer com ou sem a sua presença. Quanto mais não seja por uma questão de cortesia, avise.
2. Passar o tempo agarrado ao telemóvel/ tablet/ computador
Se agendou uma reunião e está nessa mesma reunião, tenha o cuidado de participar ativamente nessa reunião. E comece por deixar o seu telemóvel/ tablet/ computador de lado. Passar o tempo todo a ver e responder mensagens/emails e (pior ainda!) atender chamadas vai demonstrar desinteresse e falta de consideração pelas outras pessoas que estão na reunião.
3. Fazer outro trabalho durante a reunião
A sério que vai mesmo fazer isso? Mais uma vez, revela falta de interessa e falta de consideração pelas outras pessoas presentes. O seu tempo não é mais valioso do que o dos restantes. Estão todos na mesma posição e deveriam estar todos a participar ativamente na reunião. Pode até achar que vai impressionar por estar cheio de trabalho, mas não. Muito pelo contrário. E depois, se tem assim tanto trabalho, provavelmente deveria ter informado a pessoa que organizou a reunião e não deveria estar a participar nela. Verdade seja dita, nem sequer está a prestar atenção à reunião.
4. Não falar ou – pelo contrário – não deixar os outros falar
Nem oito, nem oitenta. Participar nas reuniões requer equilíbrio. Não deve estar calado o tempo todo, mas também não deve monopolizar a conversa. Uma reunião pretende ser um espaço de debate e discussão em que todos participam. Por isso se tem uma ideia ou opinião, não fique ali só a marcar presença, fale. Mas também não seja aquela pessoa que não deixa ninguém falar.
5. Sair fora da agenda de trabalhos
Existe uma razão para se fazerem ordem de trabalhos para as reuniões. É para as cumprir e para garantir que os assuntos mais importantes são tratados. E se há coisa que não deve fazer é impor outros assuntos de discussão, principalmente se não estiverem relacionados com os assuntos dessa reunião. Mantenha-se focado nos temas a serem tratados e, se necessário, no final use o tempo dedicado para “outros assuntos” (um ponto que por norma faz parte de todas as agendas de trabalho de reuniões) para falar de outras coisas.
Deixe a sua marca… pela positiva
Não há como fugir. As reuniões fazem e vão continuar a fazer parte do dia-a-dia dos profissionais. E sabe o que dizem: “se não os consegues vencer, junta-te a eles”. Por isso, aprenda a gostar delas e, acima de tudo, a causar boa impressão durante as reuniões.
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