9 dicas para organizar a agenda de trabalho e ganhar tempo

Tem dificuldades em organizar a agenda? Não é o único, mas há solução, acredite.

Antes de mais, para conseguir manter uma agenda organizada é fundamental ter alguma disciplina e rotina. Começando por perceber as suas necessidades e o que pode evitar ou delegar, até ao equilíbrio de afazeres de modo a conseguir rentabilizar o seu tempo e evitar o stress, tudo vale.

É normal que, por mais que planeie o seu dia, ocorram sempre alterações ou atualizações que deve saber gerir. Quanto maior for a sua responsabilidade e volume de trabalho, mais importante se torna a capacidade de organizar a agenda para garantir que nada falha.

É importante que perceba que não há métodos mágicos ou infalíveis para organizar a agenda quando o tempo parece ser pouco para tanta coisa. No entanto, há alguns passos e “regras” que pode seguir para manter o equilíbrio entre o lado profissional e o pessoal e terminar o dia feliz, com a certeza de missão cumprida.

Passo a passo para organizar a agenda de trabalho

Sim, é possível ter dias produtivos e felizes, sem a sensação de que tudo passou e aconteceu quase sem dar por isso. Organizar a agenda é o passo mais importante para tal. Confira as nossas dicas.

1. Escolha a agenda certa

Este é um principio fundamental para conseguir manter tudo organizado. De acordo com a sua área profissional, volume de trabalho e os seus gostos ou competências pessoais, deve escolher a agenda que melhor se adapta a si.

Pode escolher uma agenda em papel ou eletrónica, grande ou pequena, com páginas em branco ou com áreas. Considere as suas necessidades ou expectativas e decida. Pode sempre mudar se necessário.

2. Faça o planeamento do seu dia

Encontre o seu ritmo e faça o planeamento do seu dia partindo desse princípio. Conhecer o seu próprio ritmo é algo fundamental para conseguir ser mais produtivo e eficiente. Dessa forma, vai conseguir organizar melhor a sua agenda.

Se, por exemplo, for uma pessoa madrugadora, comece logo a cumprir algumas tarefas, como ir ao ginásio, meditar, responder a emails ou para se atualizar lendo as últimas notícias.

Caso seja das pessoas que trabalham melhor à noite, encaixe a parte possível do seu trabalho para esse período, ainda que tendo o cuidado de não prejudicar a parte pessoal e familiar.

Além dos compromissos agendados com alguma antecedência, deve planear cada dia, considerando novas necessidades e alterações.

3. Facilite a consulta

Pode ser muito útil para uma melhor organização. Para saber, com rapidez, quais as tarefas realizadas, canceladas ou adiadas, pode usar cores e legendas. Para fazer anotações diárias, pode usar cores diferentes de acordo com a categoria da tarefa agendada.

Esse método facilita a identificação e importância das tarefas/afazeres. Sabe que as prioridades estarão marcadas a vermelho, por exemplo. Outra forma de facilitar e otimizar o uso da agenda é adotar legendas. Para isso, pode adotar, por exemplo:

• Use o “A” para tarefa ou compromisso adiado. Nesse caso, anote de lado qual a nova data;
• Use o “X” para tarefas canceladas;
• Use o “V” para tarefa realizada e concluída.

A meio ou ao fim do dia, terá uma noção clara do que foi feito e do que precisa de reagendar.

4. Reuniões só as essenciais

Certas empresas são muito dependentes de reuniões e, muitas vezes, todos os elementos são convidados. No entanto, nem sempre a presença de todos é necessária. Dessa maneira, estarão apenas a perder tempo importante.

Perceba quando é que é mesmo essencial marcar uma reunião, apenas se se justificar e for positivo para o trabalho a fazer. Caso contrário, não vai ganhar nada.

Sempre que enviar ou receber a notificação para uma reunião, insira ou veja os tópicos e se não for importante estar presente, não vá ou não convide quem não precisa.

5. Mantenha a equipa informada

Saber organizar a agenda da melhor maneira é tão importante para si quanto para a equipa de trabalho. É também fundamental garantir que as pessoas com quem trabalha diretamente sabem o que precisa de fazer, mesmo que esteja fora do escritório. Dessa maneira, podem dar resposta a alguma necessidade que em determinado momento não consiga.

Partilhe, que mais não seja, algumas das tarefas mais importantes e confira autonomia a outros para tomar decisões durante a sua ausência, quer esteja de férias ou pontualmente indisponível.

6. Agende atualização

A sua agenda deve ser atualizada sempre que considerar necessário, ao longo do dia. Imagine que entretanto alguém lhe liga e agenda uma visita ou um café a meio da tarde, mas não anota na sua agenda. É muito provável que se esqueça do compromisso e isso pode ser grave, sobretudo se se tratar de um cliente, por exemplo.

Defina horas do dia para atualizar a sua agenda. Pode ser ao início da manhã (antes de começar a trabalhar), ao final da manhã (caso insira novos compromissos para esse período) e ao final do dia para perceber se cumpriu todas as tarefas e quais terá de agendar para o dia seguinte.

Se tiver muitas tarefas para um mesmo dia, veja a possibilidade de distribuí-las ao longo da semana. É muito importante que organize a agenda de forma viável, considerando a sua disponibilidade para dar resposta a tudo, sem se sobrecarregar.

7. Bloqueie espaços de tempo

Deixar alguns espaços em aberto na sua agenda, pode facilitar a gestão de imprevistos.

Bastam pequenos períodos de meia hora para conseguir encaixar outros afazeres que possam surgir ou, simplesmente, para fazer uma pausa para recuperar energias, meditar ou tomar um chá e trocar umas ideias com um colega.

Esse tempo flexível também é positivo e útil.

8. Não descure o lado pessoal

Pode parecer que nada tem que ver com o assunto, mas tem.

Por que não marcar um almoço com um amigo ou familiar ou mesmo um tempo só para si, para ir ao ginásio, por exemplo? Dessa forma, consegue ter o tempo controlado e desligar um pouco do trabalho.

Conseguir um equilíbrio perfeito entre as vertentes profissional e pessoal é muito importante para se sentir bem, motivado e também mais organizado.

9. Junte-se às pessoas certas

Se assume um cargo de chefia que implica grandes responsabilidades e muitos afazeres, tenha o cuidado de se fazer rodear de pessoas competentes e de confiança, de maneira a poder delegar algumas questões de agenda ou extras que possam surgir.

Se estiver rodeado das pessoas certas, pode gastar o seu tempo onde é realmente necessário, sem se sobrecarregar.

Com uma agenda lotada, é fundamental que se foque nos aspetos essenciais. Todas as necessidades que surjam e às quais possa não conseguir dar resposta, por exemplo, por estar fora do escritório, as pessoas em quem pode delegar essas responsabilidades saberão dar conta do recado. Dessa maneira, estará sempre descansado e concentrar-se-á no que realmente é mais importante e depende só de si.