Saber como organizar documentos em pastas pode parecer uma tarefa complicada, principalmente quando a papelada é muita e está espalhada pelas divisões.
Como sabemos que os papéis acumulados em nossa casa são vários – desde faturas, publicidade, cartas importantes e outros documentos – queremos simplificar toda esta tarefa e tornar o seu dia-a-dia mais organizado e sereno.
Afinal, quantas vezes já perdeu horas à procura de um documento que precisava mesmo de encontrar? Ou quantas foram as vezes em que deixou passar o prazo de um pagamento importante, por não encontrar um documento importante?
No fundo, todos nós já passamos por este tipo de situações e a realidade é que sem a papelada devidamente organizada e em dia, o stress e a perda de tempo aumentam.
6 dicas essenciais de como organizar documentos em pastas
Um só local para papelada
A primeira dica para organizar documentos em pastas passa por procurar pela casa toda papéis importantes, documentos, comprovativos, cartas ou faturas até.
Reúna toda a papelada que estiver espalhada e desorganizada em armários, gavetas, secretárias, na carteira ou no móvel da entrada. O importante é colocá-los todos no mesmo local.
Divisão em 3 partes
Assim que os documentos estiverem reunidos num mesmo local, experimente fazer 3 pequenos montes da seguinte forma:
- documentos que precisam de ser tratados (seja porque se tratam de pagamentos pendentes ou decisões a tomar, por exemplo);
- papéis que precisam de ser guardados e arquivados (como exames médicos, documentos escolares, finanças, seguros ou propriedades);
- documentos para deitar ao lixo (que já não têm qualquer interesse ou validade).
Organizar por categorias
A partir do momento em que estiverem criados os 3 montes, deve organizar em categorias os documentos de cada monte que criou. Ou seja, os documentos do 1º monte que precisam de ser resolvidos, devem estar por ordem cronológica consoante a urgência de cada um, por exemplo.
Relativamente aos documentos que necessitam de ser guardados e arquivados, opte por colocar separadores para cada categoria. Por exemplo: motivos escolares, seguros, finanças, propriedades, alugueres ou exames médicos).
E no final, não se esqueça de verificar quais os documentos que já não interessam e deite-os no lixo. Desta forma, evita que se confundam com a papelada importante.
Utilize pastas e etiquetas
Assim que estiver tudo separado, deverá arranjar pastas e etiquetas para que seja mais fácil visualizar e encontrar os documentos específicos que procura em cada momento.
Para isso, pode criar etiquetas com diferentes cores para cada pasta, referentes a cada coisa. Por exemplo: contas pagas, contas a pagar, finanças, faturas, comprovativos de pagamento, garantias, carro, etc.
Uma pasta para cada pessoa
Se não mora sozinho e vive com a sua família, é importante que tenha pelo menos uma pasta para cada membro. Desta forma, conseguirá encontrar facilmente o documento que procura.
Nestas pastas deverão estar os documentos pessoais de cada um como o número de eleitor, boletim de vacinas, carta com os códigos do cartão de cidadão, passaporte (caso exista), certificados, exames médicos e diplomas.
Digitalizar
Como sabemos, a era em que vivemos é cada vez mais digital. O que significa que muitos optam por ter todos estes documentos em formato digital armazenados num computador, num tablet ou num disco externo até.
Por isso, se esta é a melhor forma para organizar documentos em pastas para si, então pode sempre optar por digitalizar cada um dos papéis.
Atualmente já existem diversas formas para o fazer: através de uma impressora, de um scanner ou de aplicações para o efeito que podem ser instaladas no seu tablet ou smartphone e que convertem os documentos para formato PDF automaticamente.
Uma dica importante para todos os que preferem armazenar os documentos em pastas em formato digital é não deixar acumular muita papelada por digitalizar e colocar na pasta criada. Ou seja, sempre que tiver um documento para arquivar ou tratar, opte por fazê-lo ou no próprio momento, ou no final do dia.
Desta forma evita esquecimentos e garante que tudo fica devidamente organizado em cada pasta digital.
Qual pasta escolher?
As tradicionais pastas de arquivo A4 e de lombada larga podem ser excelentes: basta organizar tudo em micas e etiquetar. Se escolher esta opção para juntar uma maior quantidade de documentos num único espaço, não se esqueça de comprar divisórias coloridas em tamanho A4.
Também as pastas classificadoras (que abrem como uma carteira e já possuem várias divisórias) podem dar muito jeito e são ideais para organizar uma menor quantidade de documentos, das mais diversas áreas. Pode, por exemplo, usar uma para cada pessoa do seu agregado familiar e, assim, ter tudo sempre em ordem.
Por fim, uma dica: etiquetas autocolantes e post-its dão sempre muito jeito.