Muitas vezes confundidas, produtividade e eficiência são, na verdade, diferentes. Certo é que é a conjugação equilibrada de ambas parece ser a receita perfeita para o sucesso.
Saiba o que permite distinguir produtividade e eficiência
Produtividade e eficiência são conceitos diferentes, ao contrário do que superficialmente possa parecer. Em comum, têm o facto de serem ambos de extrema importância para a vida saudável de uma empresa, de um negócio, de uma carreira profissional.
Quantidade vs Qualidade
Produtividade e eficiência são vitais para uma empresa ser bem sucedida, tal como o são a quantidade e a qualidade – esta comparação não é inocente, uma vez que a produtividade surge diretamente relacionada com a quantidade, enquanto que a eficiência remete para a qualidade, como vamos ver já a seguir.
Em qualquer tipo de atividade, produtividade e eficiência convivem lado a lado, mas quase sempre em rota de colisão. Isto porque é frequente competirem uma com a outra. Um bom nível de produtividade pode ter como custo, a eficiência, e um bom grau de eficiência pode reduzir drasticamente a produtividade.
Trocando por miúdos, o termo produtividade refere-se à quantidade de trabalho produzido por uma equipa, uma empresa ou um indivíduo. A eficiência, por seu lado, refere-se aos recursos utilizados para produzir esse trabalho. Assim, quanto mais esforço, tempo ou meios materiais forem necessários para realizar o trabalho, menos eficiente será o processo. A eficiência também pode referir-se à qualidade da produção. A produção de 500 relógios por hora pode parecer excelente em termos de produtividade, mas não é muito eficiente se metade deles avariar nos primeiros dias de utilização.
Como aumentar a produtividade de forma eficiente?
O objetivo de qualquer empresa para conseguir obter lucro e credibilidade é maximizar tanto a produtividade como a eficiência, ou seja, produzir a maior quantidade possível, com padrões de qualidade altos, usando o menor número de recursos possível.
Para tal, deve haver um planeamento cuidadoso, muitas vezes minucioso, de modo a que a produção seja consistente ao longo do tempo, e no grau exato em que seja possível produzir em bom número sem que a eficiência ou a qualidade do trabalho sejam comprometidas. Por outro lado, a produção não deve ser sacrificada, ao tornar-se demasiado morosa ou dispendiosa, isto é, ao consumir demasiados recursos.
O papel de gestão dos trabalhadores é fundamental
Se a cultura da empresa dita que a produtividade é o mais importante, vai recompensar os funcionários para que produzam cada vez em maior quantidade. Mas dar ênfase exclusiva a esse aspeto é normalmente um erro, porque ao focarem-se em fazer “mais”, é muito provável que a qualidade possa baixar. Isto poderá não ser um grande problema para muitas empresa que dependam essencialmente da quantidade de trabalho produzido, mas para outras, é um erro fatal, sobretudo se os clientes se habituaram a um certo padrão de qualidade que entretanto deixou de existir.
Recursos para o auxiliar a obter um equilíbrio entre produtividade a eficiência
Felizmente, existe um bom número de recursos que poderão auxiliar os gestores das empresas a lidar com este processo de obter um equilíbrio entre produtividade e eficiência, incluindo algumas apps, como as que apresentamos em seguida:
- Timing: esta app permite-nos aperceber da eficiência com que estamos a desempenhar o nosso trabalho, medindo quanto tempo gastamos a realizar cada tarefa. Monitoriza a forma como utilizamos o nosso Mac, indicando quanto tempo passamos a usar não só o software de trabalho, como o de lazer – as redes sociais, navegação no browser, etc. É uma ótima forma de se tomar consciência do tempo que se passa diariamente em frente ao computador. É também uma boa forma de se quantificar quanto tempo se gastou com determinadas tarefas específicas, e comparar todos esses dados. É muito útil quando queremos fazer um orçamento com base no tempo que o trabalho nos ocupou.
- Workspaces: Esta app permite-lhe economizar o tempo que perde só a iniciar os programas de que precisa, e identificar os projetos de trabalho um a um, para os abrir, um a um. Só esse processo pode retirar-lhe em média 15 minutos do seu dia, o que somado, poderá representar várias horas por semana.
- Focus: É uma tentação muito grande ter várias janelas abertas no ecrã do nosso computador, especialmente se ele for grande. Tal como o nome indica, esta app tem por missão ajudá-lo a focar-se no essencial, enquanto desempenha o seu trabalho, e assim contribuir para aumentar a sua produtividade e eficiência. Aqui se incluem as distrações com redes sociais, como o Facebook ou o Twitter. Com este programa, poderá fazer com que o acesso a todos esses programas sejam bloqueados enquanto trabalha.
- TextSoap: Esta app ajuda-nos a automatizar algumas tarefas que normalmente fazemos manualmente, como formatar ou corrigir um texto. Depois de definir os parâmetros, o textsoap funciona de modo automático.
A produtividade e a eficiência ao nível micro, ou da gestão individual do tempo de trabalho, acaba por refletir-se nos resultados da organização e na gestão da sua carreira. Por isso, insistimos na importância deste tema. Foque-se, economize recursos e produza de forma eficiente.