Reconhecimento de assinaturas: para que serve e como fazer

O reconhecimento de assinaturas é, como o nome indica, uma forma de comprovar que a assinatura que consta de um documento é verdadeira. Ou seja, que foi mesmo feita por aquela pessoa e que não se trata de uma falsificação.

São várias as razões para que necessite de reconhecer uma assinatura. Vão desde autorizações para que menores possam viajar até documentos de empresas ou termos de responsabilidade para a entrada de cidadãos estrangeiros em Portugal.

Declarações, procurações e contratos, como os contratos promessa de compra e venda de imóveis, exigem o reconhecimento de assinaturas. Por isso, é provável, que, mais tarde ou mais cedo, tenha de recorrer a este processo.

Formas de reconhecimento de assinaturas

Existem várias formas de reconhecimento de assinaturas, mas os requisitos necessários são os mesmos para todos os casos. Ou seja, devem obedecer às chamadas formalidades comuns, que determinam o que deve constar e ser feito nos atos notariais.

No fundo, são formas de garantir a uniformidade de procedimentos e de assegurar que todas as formalidades legais – por exemplo de identificação dos intervenientes – foram cumpridas.

Reconhecimento de assinaturas simples

O reconhecimento simples tem de ser sempre presencial e diz respeito à letra e assinatura, ou só à assinatura, da pessoa que assina.

Um reconhecimento é presencial quando a assinatura é feita na presença do notário ou quando o signatário está presente no reconhecimento.

O reconhecimento simples deve incluir o nome completo do signatário. Deve também referir como foi verificada a identidade, bem como as informações sobre o documento que serviu para a identificação.

Reconhecimento com menções especiais

Neste tipo de reconhecimento são incluídas, porque a lei exige ou a pedido dos interessados, menções a circunstâncias especiais referentes. Estas circunstâncias devem ser do conhecimento do notário ou passíveis de verificação através de documentos mostrados e mencionados.

Neste caso os reconhecimentos de assinaturas podem ser presenciais ou por semelhança. Isto é, comparando a assinatura que está no documento com a que está no Cartão do Cidadão, documento equivalente emitido num país da União Europeia ou passaporte.

Reconhecimento da assinatura a rogo

Este é um caso especial, já que a assinatura feita a rogo só pode ser reconhecida se o rogante não souber ou não puder assinar.

O reconhecimento tem de ser feito presencialmente. O rogo (ou seja, assinar por quem não sabe escrever) deve ser feito ou confirmado perante o profissional que vai reconhecer a assinatura depois de lido o documento ao rogante.

Devem ser expressamente mencionadas as circunstâncias que tornam legítimo o reconhecimento e a forma como se verificou a identidade do rogante.

O que é necessário para reconhecer uma assinatura?

Como já vimos, o reconhecimento de assinaturas pode ser feito mesmo que a pessoa em causa não saiba ou não possa assinar.

Assim, e caso precise de reconhecer a sua assinatura, basta recorrer a um profissional autorizado e apresentar um documento de identificação que esteja dentro do prazo de validade.

São aceites documentos como bilhete de identidade, cartão do cidadão ou carta de condução emitidos por um país da UE (ou documento militar ou diplomático equivalente, militar ou diplomático), passaporte ou título de residência.

Motivos que podem impedir o reconhecimento

Existem situações em que não se pode proceder ao reconhecimento de assinaturas, como quando o documento não pode ser lido pela pessoa que vai fazer o reconhecimento. E isto não implica apenas o facto de documento não ter sido facultado. Pode significar também que é apresentado um papel em branco ou assinado a lápis.

No caso de o documento estar escrito numa língua que o notário não domine, pode ser feito o reconhecimento, desde que exista tradução – que pode ser verbal – por um perito escolhido pelo profissional.  

A lei prevê também que possa ser recusado o reconhecimento de assinatura se esta tiver sido feita em materiais pouco duráveis, que possam fazer com que desapareça.

A recusa pode igualmente acontecer se a letra ou a assinatura surgirem em documentos com linhas ou espaços em branco não inutilizados.

Ainda de acordo com o Código do Notariado, também não é permitido o reconhecimento de assinaturas em documentos que beneficiem de isenção ou redução do imposto de selo se esse benefício não estiver mencionado.  

Quem pode fazer o reconhecimento de assinaturas?

O reconhecimento de assinaturas, embora integre a chamada atividade notarial, pode ser feito por outros profissionais para além dos notários.

Assim, estão autorizados por lei (art.º 38.º do Decreto-Lei n.º 76-A/2006):

• as câmaras de comércio e indústria;
• conservadores;
• oficiais de registo;
• advogados;
• solicitadores.

Estes profissionais podem fazer reconhecimentos simples e com menções especiais, presenciais e por semelhança e autenticar documentos particulares.

Podem, igualmente, certificar ou fazer e certificar traduções de documentos e certificar a conformidade das fotocópias com os documentos originais.

A lei autoriza também que possam tirar fotocópias dos originais para certificação e atribui, a todos estes atos, “a mesma força probatória” que teriam se tivessem sido praticados por notários.

Quanto custa?

Existe uma tabela para os honorários a cobrar pela atividade notarial. No entanto, nem todos os atos têm um valor máximo definido.

Procurações e testamentos, por exemplo, têm um limite de preço, mas tal não acontece no caso do reconhecimento de assinaturas, uma vez que este ato está sujeito ao regime de preços livres.

Isso significa que os profissionais autorizados a prestar este serviço podem praticar o preço que entenderem.

Na tabela que se segue encontra os valores que vigoraram até 20 de julho de 2008, antes da introdução do regime dos preços livres, e que lhe pode servir de referência.

De qualquer forma, e tendo em conta que não existe limite máximo de preço para este tipo de atos, o melhor será sempre informar-se junto do profissional que vai proceder ao reconhecimento sobre o valor que lhe será cobrado.

Regime experimental devido à pandemia

Em maio, e como medida para evitar as deslocações, o Conselho de Ministros aprovou um regime experimental que previa que alguns atos, incluindo os reconhecimentos de letra e assinatura pudessem ser feitos através da internet.

O comunicado referia que seriam abrangidos “os termos de autenticação de documentos e reconhecimentos de letra/assinatura realizados por notários e por advogados e solicitadores, no exercício das suas funções notariais”.

Ainda assim, não constam deste regime os atos relacionados com balcão Casa Pronta, processos de separação ou divórcio por mútuo consentimento, ou habilitação de herdeiros com ou sem registos.