Para conseguir criar impacto numa reunião de trabalho é necessário que siga algumas estratégias essenciais.
Comunicar de forma assertiva, respeitar a diferença de opiniões, mostrar-se empenhado e participar ativamente são alguns elementos chave para transparecer confiança e credibilidade durante qualquer reunião.
Saiba como causar boa impressão com as 9 dicas que selecionamos para si.
Reunião de trabalho: como causar boa impressão em 9 passos
Pode ainda não se ter dado conta, mas o seu comportamento numa reunião de trabalho influencia a sua carreira (tanto para o bom como para o mau).
Lembre-se que os profissionais estão sob um constante escrutínio, seja na forma como lidam com os seus colegas, quando fazem apresentações ou – até – durante as reuniões de trabalho. Portanto, o melhor é saber o que fazer para deixar a melhor imagem possível. Aqui ficam algumas dicas.
Prepare a reunião com antecedência
Para que uma reunião de trabalho seja produtiva é fundamental que esteja completamente envolvido e que se prepare com tempo para ela. Caso não tenha conhecimentos aprofundados sobre algum assunto, deve fazer uma pesquisa específica e estudar sobre tema. Assim, conseguirá intervir na reunião de forma confiante, apresentar as melhores soluções e impressionar todos os presentes com o seu empenho.
Comunique de forma clara e objetiva
Investir numa boa comunicação é um elemento fundamental para brilhar em qualquer reunião de trabalho. Cuidado com o tom de voz e com o vocabulário utilizado, tente sempre adequar a comunicação ao ambiente em que se encontra.
Deve garantir, também, que quando intervém é compreendido e que as suas ideias são expostas de forma clara, objetiva e construtiva.
Durante a discussão de ideias é essencial que consiga contribuir com informações que completem a dos outros e que não tente usar apenas a sua opinião como sinónimo da melhor solução.
Se cada pessoa que estiver na reunião quiser seguir a sua ideia individual, nenhum progresso será alcançado. É essencial a união de todas as potencialidades para se alcançarem os melhores resultados.
O poder da linguagem corporal
A linguagem corporal é um elemento chave para se conseguir causar uma boa impressão. O nosso corpo e os nossos gestos transmitem inúmeras mensagens aos outros. Transparecem a forma como nos sentimos e como nos posicionamos.
Por isso, se estiver a sentir alguma tensão ou nervosismo, procure relaxar e mostrar uma postura mais confiante. Por outro lado, não gesticule demasiado nem adote uma postura demasiado à vontade. A sua atitude deve ser sempre profissional e adequada a uma reunião de trabalho.
Seja um bom ouvinte
Durante uma reunião de trabalho é tão importante falar como saber ouvir.
Dê atenção às intervenções dos outros participantes e valorize as suas ideias. Demonstre o seu interesse pelo que é partilhado, faça um resumo do que é abordado e aproveite para expandir o diálogo. Conseguirá a atenção dos outros intervenientes e demonstrará o seu potencial e empenho, assumindo uma posição de destaque na reunião.
Acredite em si
A ideia que tem de si mesmo irá influenciar todas as suas atitudes e comportamentos. Pense de forma mais positiva, respeite-se e valorize-se a si mesmo. Acredite nas suas potencialidades e use as suas características mais fortes para gerar impacto na sua reunião de trabalho.
Não se exponha demasiado, nem se compare a ninguém. Apenas demonstre como pode dar o seu contributo para alcançar os melhores resultados para a empresa. A sua atitude segura e confiante irá causar uma excelente impressão em qualquer reunião de trabalho.
Esteja atento
Uma reunião de trabalho tem como objetivo apresentar e discutir certos tópicos importantes para o dia a dia da empresa ou de um projeto em particular e é suposto que as pessoas presentes ouçam o que é falado e intervenham. Portanto, preste atenção a tudo o que é falado e, se quiser, tire notas – pelo menos dos pontos que considerar mais relevantes.
Desta forma vai estar preparado para participar ativamente na reunião ou para pedir esclarecimentos (se for esse o caso). O importante é que tenha uma atitude profissional e mostre que está atento e interessado. Acredite que as pessoas à sua volta vão aperceber-se disso.
Sempre que possível, clarifique os seus dados
Por exemplo, muitas pessoas tendem a falar em percentagens ou dar uma imagem mais genérica dos dados. Se isso acontecer, aproveite a oportunidade para “traduzir” essa informação. Ao simplificar aquilo que alguém diz (ou o que você mesmo diz) vai permitir que todos os presentes assimilem de imediato a informação, algo que certamente será valorizado.
Faça gráficos
Já diz o ditado: “uma imagem vale mais do que mil palavras”. E com os gráficos é a mesma coisa. Muitas das vezes não adianta falar do que têm ou não feito/para fazer, do que sabem ou do que necessitam de saber, etc. Através da apresentação de um gráfico vai tornar tudo mais claro e as dúvidas que possam existir tornar-se-ão (também elas) explícitas.
Encoraje uma recapitulação da informação
Em todas as reuniões há um momento em que todos (ou quase) atiram informação para o ar (opiniões, dados, objetivos, etc.) que muitas das vezes fica dispersa. Esta pode ser uma ótima oportunidade para dar o “ar da sua graça” e destacar-se. Sem receio, peça para parar e voltar atrás na discussão de forma a analisar a informação que reuniram até ao momento. Ao fazê-lo pode até ajudar a acalmar as hostes e encontrar a solução perdida no meio de tanta informação.
4 Coisas que não deve fazer numa reunião de trabalho
Da mesma forma que saber o que fazer pode ter um impacto positivo na sua “prestação” durante uma reunião de trabalho, é igualmente importante que saiba o que não deve fazer – afinal, estes erros podem custar-lhe, pelo menos uns pontos, na reputação.
Chegar tarde e interromper a reunião
Primeiro, se chegar tarde é bom que tenha uma justificação para isso. E, já que chegou atrasado, faça os possíveis para não interferir com o andamento da reunião. Entre discretamente e ocupe o seu lugar ainda mais discretamente.
Interromper os outros enquanto falam
Além de uma falta de educação, é também uma falta de respeito com a opinião das outras pessoas. Ouça o que têm a dizer e, no fim, depois de terminarem peça para intervir e dar a sua contribuição.
Usar o computador ou telemóvel
A não que esteja a tirar as suas anotações no computador não necessita de o usar. O e-mails ou o trabalho pendente devem esperar até depois da reunião. O mesmo se aplica ao telemóvel, que deve estar desligado (ou pelo menos sem som) durante a reunião.
Mostrar desagrado
A sua linguagem corporal pode ser bem expressiva. Portanto, por mais desagradado ou enfadado que possa estar, evite mostrá-lo. A reunião faz parte do seu trabalho e deve fazê-lo com profissionalismo.
Seja um “mestre” das reuniões
A sua atitude nas reuniões é fundamental se quiser brilhar e ter sucesso na sua carreira. E se quer dar nas vistas, assegure-se que o faz da forma positiva.
Lembre-se: A chave para o sucesso de qualquer profissional é nunca desistir de lutar por aquilo em que realmente acredita.