Há quem defenda que os profissionais independentes constituirão grande parte do tecido empresarial mundial num futuro próximo. Talvez seja por essa razão que proliferam os espaços de cowork e que os escritórios passam a organizar-se em open space. Trabalhar em open space: regras a cumprir para promover a sua própria produtividade e reduzir o impacto sobre o trabalho dos colegas.
Trabalhar em open space: regras a adotar
A forma como trabalhamos tem-se alterado rapidamente. Exemplo disso mesmo é a flexibilização dos vínculos laborais, o aparecimento de mais postos de trabalho remotos e a contratação em outsourcing de profissionais para realizar projetos diversos. Estas mudanças têm-se traduzido, também, na forma como são organizados os espaços de trabalho.
Se os vínculos se flexibilizam, a verdade é que muitos profissionais deixam de ter necessidade de possuir um posto de trabalho fixo nas instalações da empresa. Podem, por exemplo, trabalhar em open space e partilhar o espaço com profissionais de outras áreas enquanto realizam os seus projetos ao serviço da entidade contratante. Como veremos, há vantagens e desvantagens associadas a esta modalidade de trabalho!
Trabalhar em open space: regras, prós e contras
Se há quem se identifique e se sinta confortável com/em espaços de trabalho amplos e partilhados, muitos são os profissionais que preferem trabalhar num gabinete só seu, mais privado e sossegado. Para quem ama a sua privacidade e preza um ambiente de trabalho tranquilo e silencioso, trabalhar em open space poderá não ser a solução ideal, já que um espaço de trabalho partilhado pressupõe sempre algum grau de agitação, ruído e a necessidade de permanentemente atender ao limite entre a sua liberdade individual e a dos que o rodeiam.
Por outro lado, há pessoas que se sentem motivadas e inspiradas pelo constante movimento, e que vêem na partilha do espaço a possibilidade de partilhar, também ideias e projetos, dando aos seus trabalhos uma dimensão interdisciplinar que não seria possível imputar-lhe se o trabalhador apenas contactasse com profissionais da mesma área.
O trabalho em equipa sai beneficiado
Trabalhar em open space traz muitos benefícios, sobretudo no que toca ao trabalho em equipa. Aliás, numa empresa de média ou grande dimensão, juntar no mesmo espaço diversos profissionais de áreas distintas normalmente traz bons resultados. Independentemente de os trabalhadores se sentirem mais ou menos confortáveis com este tipo de trabalho, não restam dúvidas de que o elemento que sai mais beneficiado deste método é o trabalho de equipa.
No entanto, para que trabalho em open space realmente resulte, está sujeito a um conjunto de condições, regras e normas, a respeitar e cumprir por todos os trabalhadores.
A empresa pode criar o seu manual de “regras de trabalho em open space”
Por terem consciência dos factos mencionados anteriormente, muitas empresas criam um manual de regras de trabalho em open space para que os seus funcionários saibam o que fazer, como se comportar, como agir, e como trabalhar sob este tipo de condições. Porque não adotar esta ideia e desenvolver um manual com o título “Trabalhar em open space – regras para profissionais felizes”? Afinal, o que se pretende não é apenas estabelecer um código de conduta, mas assegurar que o espaço de trabalho partilhado resulta em maiores níveis de bem-estar para todos os que dele usufruem.
Que informação poderá conter o manual da sua empresa, “Trabalhar em open space – regras para profissionais felizes”?
O que é colocado neste manual de regras é da inteira responsabilidade de cada empresa, mas podemos apontar algumas ideias que, de um modo geral, se acredita contribuírem para o bom uso do espaço de trabalho.
1.Respeitar a privacidade dos colegas
O facto de estarem todos no mesmo espaço não significa que deva interromper ou abordar alguém sem pedir licença.
2. Não falar alto nem fazer barulho que incomode os colegas
Use os seus headphones para ouvir música ou ver vídeos no YouTube.
3. Não fazer refeições no espaço de trabalho
O odor da comida pode ser extremamente incomodativo, por isso certifique-se, de que faz as refeições no local apropriado para o efeito!
4. Manter o espaço organizado, arrumado e limpo
Além de transmitir uma imagem de profissionalismo para os que partilham o espaço consigo, também transmite uma imagem positiva aos clientes ou fornecedores que queira receber no seu posto de trabalho.
5. Preservar a sua saúde e a dos demais. Cuidado com os vírus
Seja responsável. Se estiver doente, não vá trabalhar. Se precisar muito de prosseguir com o seu trabalho, peça aos superiores para o fazer a partir de casa.
6. Cooperar e promover um ambiente de interação
Não se exige que toda a gente que trabalha no mesmo open space seja extrovertida. Mas se por exemplo precisa de estar concentrado e não quer ser interrompido, escreva uma mensagem bem visível de que não quer ser incomodado de momento. Poderá fazê-lo de um modo despretensioso e até usando algum humor, com frases como “não incomodar: génio em ação”. A própria empresa pode proporcionar sinais de “não incomodar” para serem usados pelos colaboradores.
7. Estar atento às necessidades comuns do espaço
Um open space terá inevitavelmente alguns equipamentos que serão partilhados por todos, como impressoras, quadros, fotocopiadoras, luz, água, mesas, cadeiras, etc. Se algo precisar de manutenção ou arrumação, intervenha. Não espere que sejam os outros a fazê-lo.
8. Se precisar, peça
Se precisar de usar algum equipamento de outra pessoa, peça-lhe sempre autorização, mesmo que seja algo completamente e aparentemente sem importância (por ex.: uma caneta).
9. Não promover nem se expor a longas conversas
Para os tagarelas, trabalhar em open space pode ser sinónimo de distração constante. Evite conversas paralelas! Se quiser conversar, vá para um local onde não perturbe quem quer estar em silêncio.
10. Não tome decisões sozinho
Peça constantemente feedback e opiniões sobre o seu trabalho. Não se coíba e esteja disponível para fazer o mesmo – colaborar sempre que um colega precisar. Não se esqueça que o propósito de trabalhar em open space é esse mesmo.
11. Ser pontual
O facto de trabalhar em open space não significa que pode fazer tudo o que lhe apetece. Ser pontual e honrar os seus compromissos é essencial!
O manual de boas práticas de trabalho em open space pode ter estas e muitas mais sugestões. As principais regras do espaço podem ainda ser afixadas na parede do escritório, em local bem visível.
Caminho aberto para a colaboração instantânea entre todos
Trabalhar em open space pode significar desenvolver rapidamente um grande nível de cooperação, colaboração e entre-ajuda entre todos. Por outro lado, a presença constante de pessoas deixa menos espaço para distrações com a vida pessoal de cada um.
Por outras palavras, a presença de um colega ao lado do outro, a ocorrência de uma reunião ou apresentação no open space podem funcionar como elementos de controlo não intencional, regulando o comportamento dos profissionais que partilham o espaço.
O trabalho nestes moldes pode trazer um conjunto alargado de benefícios, desde que trabalhadores e empresa cooperem e compreendam o seu papel na dinâmica salutar do espaço de trabalho!