A transformação digital das empresas: um caminho inevitável

A transformação digital das empresas é uma realidade, mas será que todas já reconhecem e utilizam ferramentas alinhadas com as necessidades atuais? A chamada IV Revolução Industrial ou Economia 4.0, baseia-se na digitalização e automação de processos em todas as áreas da gestão empresarial.

Tanto a Autoridade Tributária Portuguesa como a União Europeia estão a promover este processo nas empresas, com apoios e medidas de promoção do uso de tecnologia e faturação eletrónica, entre muitas outras iniciativas.

Por exemplo, desde o passado dia 1 de janeiro de 2022, em Portugal é obrigatório incluir um código QR nas faturas emitidas pelas empresas. Esta tem sido uma medida pioneira do governo português que visa alargar a utilização de documentos e ficheiros eletrônicos nas empresas.

Mas, no dia a dia de muitas empresas ainda há um longo caminho a percorrer, mesmo reconhecendo que a digitalização e a automatização são essenciais para ter um tecido empresarial competitivo num mercado cada vez mais globalizado.

Transformação digital das empresas

Escritórios paperless

Um passo preliminar e essencial para iniciar a automação dos processos de gestão é eliminar a documentação em papel no escritório. Sempre que seja possível, claro está.

Faturas, guias de entrega, listas de preços, notas de despesas…

A digitalização de todos os papéis é o que permite a sua gestão integral a partir de uma base de dados comum a toda a empresa. Por sua vez, permitirá otimizar os fluxos de informação, unificando formatos e permitindo o seu acesso a partir da nuvem.

Nesse sentido, um dos processos que mais gera mais burocracia é a gestão das despesas de deslocação dos colaboradores. De forma periódica é necessário entregar os comprovativos de pagamento das despesas de restaurantes, portagens e outras despesas de deslocação.

Felizmente, existem soluções tecnológicas para transformar essas tarefas manuais num processo totalmente digital.

Tickelia, a solução para automatizar a gestão de despesas

Tickelia é uma ferramenta tecnológica com a qual os funcionários que se deslocam podem digitalizar as suas despesas simplesmente tirando uma foto das faturas com seu Smartphone.

Esta solução está dotada de tecnologia OCR, que captura os dados do documento e os envia aos respetivos aprovadores e posteriormente, à área administrativa, onde são contabilizados automaticamente.

Com a Tickelia podemos automatizar a conciliação bancária da despesa e realizar a sua liquidação na folha de salário do funcionário, por exemplo. Além disso, esta ferramenta possui fluxos de aprovação em vários níveis, além de avisos e alertas personalizáveis ​​para controlar limites e restrições orçamentais.

Está provado que a Tickelia reduz em 75% o tempo dedicado à gestão de despesas e viagens da empresa, sendo uma excelente ferramenta para evitar fraudes internas no relatório de despesas.