9 truques do Gmail para poupar tempo e se organizar melhor

Há truques do Gmail que podem mudar as suas rotinas diárias. A gestão das contas de e-mail é uma das tarefas diárias que mais tempo consome.

Não é raro ter na caixa de entrada dezenas (às vezes centenas) de emails absolutamente inúteis para no seu trabalho, criando, muitas vezes, a tempestade perfeita antes de conseguir encontrar o que pretende.

Por isso, muitas vezes quando chega ao trabalho encontra a sua caixa de correio eletrónico cheia de mensagens que é preciso organizar, alternadas com outras que simplesmente não nos interessam e que, se pudéssemos, optaríamos por não receber.

Saiba como perder menos tempo com os e-mails.

Dicas simples para otimizar a sua caixa de e-mail

Pode parecer uma tarefa aborrecida, mas dedicar-se a ela durante algumas horas hoje irá poupar-lhe muito tempo no futuro. A maioria dos truques Gmail que iremos referir está acessível via painel de “Definições”.

Vá até esse menu, disponível no canto superior direito, selecione “Filtros e endereços bloqueados” na barra superior e depois “criar novo filtro”. Deverá dar um nome ao filtro criado de acordo com o seu próprio workflow.

Por exemplo, se tiver feito candidaturas a estágio, poderá configurar o Gmail para que filtre todas as mensagens de e-mail com a palavra “estágio” no campo “Assunto”, encaminhando-as para uma mesma pasta.

Se dá por si a repetir constantemente o mesmo tipo de resposta, é porque é confrontado constantemente com o mesmo tipo de solicitação.

Por que não perder algum tempo a redigir algumas respostas-tipo para as mensagens que recebe com maior frequência? Vá ao menu “Definições” e selecione a opção “Labs”. Aqui, ative “Modelos de resposta”.

Não se preocupe com a possibilidade de enviar respostas demasiado despersonalizadas: é possível editar o e-mail antes de o enviar.

Já conhece certamente as estrelinhas amarelas com as quais é possível assinalar as mensagens de correio eletrónico mais importantes para si.

Mas talvez ainda não saiba que um dos truques Gmail ao seu dispor consiste em ativar outros símbolos, com outras cores. Vá a “Definições”, baixe a página até encontrar o label “Estrelas” e ative a opção “Todas as Estrelas”.

Se se apanhou no meio de uma troca de e-mails que são irrelevantes para si, selecione a opção de abandonar a conversa. Clique no botão “Mais” acima da janela da conversação e selecione “Ignorar”.

Apenas receberá as mensagens dirigidas diretamente a si, ou seja, aquelas em que o seu endereço de e-mail estiver no campo “Para” ou no campo “Cc”.

Uma vez mais, deve ir até “Definições” e selecionar “Atalhos do teclado ligados”. Depois, é só usar o “C” para escrever uma nova mensagem, o “R” para responder e o “F” para encaminhar ou fazer “forward”.

Com estes truques para o Gmail, verá que organizar-se no início de cada dia de trabalho será muito mais fácil!

O Analytics for Gmail é um complemento do Google Sheets que se integra no Gmail. Ao analisar a sua performance, irá saber dados como a rapidez com que está a responder aos e-mails, quais são os horários mais eficientes para sua equipe e muitos outros aspetos. 

Indica também o seu tempo médio de resposta. Quem sabe está na altura de ser mais veloz a operar no Gmail? Com esta ferramenta poderá ficar a saber finalmente se existe algum cliente, por exemplo, que lhe está a fazer perder demasiado tempo no Gmail.

Este truque é daqueles que quem não conhece vai desejar ter conhecido mais cedo. Sim, é possível fazer Undo” aos e-mails que já foram enviados, impedindo que estes cheguem à caixa de entrada do recetor.

Eis algo que poderá evitar muitas dores de cabeça, especialmente quando enviamos um e-mail sem querer, antes de este estar finalizado.

Vá a “Configurações” e abre-se o separador Geral, onde encontrará uma opção para “Anular “Enviar”.  Poderá optar por ter um período de até 30 segundos em que poderá clicar em “desfazer envio” em qualquer e-mail enviado. 

Provavelmente nunca reparou, mas há um ícone do lado direito do botão “enviar” que tem a figura de um cadeado misturado com um relógio. Se passar por lá com o rato aparece a designação “ativar /desativar o modo confidencial”. 

Lá poderá definir  o prazo de validade de um e-mail que envia. No modo confidencial, os destinatários da mensagem não podem encaminhar, copiar, imprimir nem fazer o download do conteúdo do e-mail.

Trata-se sem dúvida de uma funcionalidade importante para evitar que um e-mail importante caia nas mãos erradas.

Em qualquer área da nossa vida é sabido que acumular lixo redunda sempre na mesma coisa: mais cedo ou mais tarde vamos ter que limpar tudo, o que no caso de uma caixa de e-mail poderá significar passar horas a fio a fazê-lo.

Que desperdício de tempo! O Gmail oferece a opção de responder a um e-mail e arquivá-lo na mesma etapa, o que significa que nunca irá acumular lixo desnecessário.