Há truques para o Gmail que vão mudar as suas rotinas diárias! A gestão das contas de e-mail é uma das tarefas diárias que mais tempo consome. Normalmente, mal chegamos ao emprego, deparamo-nos com uma caixa de correio eletrónico cheia de mensagens que é preciso organizar, alternadas com outras que simplesmente não nos interessam e que, se pudéssemos, optaríamos por não receber. Saiba como perder menos tempo com os e-mails.
5 dicas simples para otimizar a sua caixa de e-mail
1. Criar filtros para as suas mensagens de correio eletrónico
Pode parecer uma tarefa aborrecida, mas dedicar-se a ela durante algumas horas hoje irá poupar-lhe muito tempo no futuro. A maioria dos truques Gmail que iremos referir está acessível via painel de “Definições”. Vá até esse menu, disponível no canto superior direito, selecione “Filtros e endereços bloqueados” na barra superior e depois “criar novo filtro”. Deverá dar um nome ao filtro criado de acordo com o eu próprio workflow. Por exemplo, se tem feito candidaturas a estágio, poderá configurar o Gmail para que filtre todas as mensagens de e-mail com a palavra “estágio” no campo “Assunto”, encaminhando-as para uma mesma pasta.
2. Escreva algumas mensagens automáticas
Se dá por si a repetir constantemente o mesmo tipo de resposta, é porque é confrontado constantemente com o mesmo tipo de solicitação. Porque não perder algum tempo a redigir algumas respostas-tipo para as mensagens que recebe com maior frequência? Vá ao menu “Definições” e selecione a opção “Labs”. Aqui, ative “Modelos de resposta”. Não se preocupe com a possibilidade de enviar respostas demasiado despersonalizadas: é possível editar o e-mail antes de o enviar.
3. Utilize símbolos para diferenciar as suas mensagens de e-mail
Já conhece certamente as estrelinhas amarelas com as quais é possível assinalar as mensagens de correio eletrónico mais importantes para si. Mas talvez ainda não saiba que um dos truques Gmail ao seu dispor consiste em ativar outros símbolos, com outras cores. Vá a “Definições”, baixe a página até encontrar o label “Estrelas” e ative a opção “Todas as Estrelas”.
4. Saia de uma troca de e-mails que não lhe dizem respeito
Se se apanhou no meio de uma troca de e-mails que são irrelevantes para si, selecione a opção de abandonar a conversa. Clique no botão “Mais” acima da janela da conversação e selecione “Ignorar”. Apenas receberá as mensagens dirigidas diretamente a si, ou seja, aquelas em que o seu endereço de e-mail estiver no campo “Para” ou no campo “Cc”.
5. Saiba usar os atalhos do teclado
Uma vez mais, deve ir até “Definições” e selecionar “Atalhos do teclado ligados”. Depois, é só usar o “C” para escrever uma nova mensagem, o “R” para responder e o “F” para encaminhar ou fazer “forward”.
Com estes truques para o Gmail, verá que organizar-se no início de cada dia de trabalho será muito mais fácil!
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